あと30分早く帰れる、「仕事サクサク段取り術」

2016/2/25
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日経ウーマン

ダラダラ仕事して残業に突入するか、テキパキ仕事を終わらせて定時で帰るか。その鍵は、通勤中と始業前の5分にありました。仕事をサクサク終わらせる段取り術を紹介します。

通勤中のイメージングで朝からエンジン全開

朝の段階でテキパキ仕事ができた日は、いい流れのまま1日中、仕事がサクサク片づくもの。

「朝からフル稼働するためには、仕事開始から30分間の自分の動きをイメージしておくのが効果的です」と、企業の業務改善を多数手掛ける吉山勇樹さんは話す。

通勤中などに、自分のデスクに着いたときに目の前に見えるものを具体的に想像するのもいい。頭が仕事モードに切り替わって、出社直後からエンジンがかかり、時間の無駄がなくなる。

また、提案書の作成など、難しく、時間がかかりそうで気が重い仕事は、ゴールまでに必要な作業を細かく分解してみよう。取り組むべき作業やかかる時間が具体的になると、心理的な負荷がぐっと減るため、「やりたくないな」と思ったり、気が乗らずダラダラ作業をしたりすることがなくなる。

無駄な残業をしないでプライベートを充実させるためにも、以下を参考に仕事の効率を上げていこう。

【まずはここから】

出勤中の5分で、仕事のシーンを具体的にイメージ

・出勤して席に着いたときに目に入るものは何?
・仕事開始からの30分間は何をしている?
・突発の用件で入ってきそうなものは?

→イメージできた状態で仕事に取りかかれば、朝からフル稼働できる。

【STEP1 今日やるべきことを書き出す】

まずは、朝一番に今日やるべきことをリストアップ。15分以内の作業は「すぐできることリスト」としてまとめておくと、空いた時間に取りかかれる。

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このなかで「取りかかるのが大変」なものをピックアップ

1時間以上かかるものや、頭を使うものなど、「気が重い仕事」を後回しにしてしまいがち。そうならないよう、リストから負担が大きい仕事だけを抽出。

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15~30分単位の作業に分解して取りかかりやすさをアップ

例えば提案書の作成も、資料を読む、提案事項を箇条書きにするなど15~30分単位の作業に分解すると、「これならできる」と思えて手をつけやすくなる。

【STEP2 手帳に書き込む】

やるべきことリストのすべてを手帳に書く必要はない。今日やるべき重要な仕事だけを、時間軸のなかに落とし込んでいこう。

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さらにサクサク実行するには…

・「13時までにお送りします」と上司や関係者にメールで宣言

書類作成業務は、上司に「○時までに送ります」とメールして、締め切り時間を設定。緊張感が生まれ、無駄なく作業がはかどる。

・朝イチの15分で「すぐできること」を超スピードで行う

朝、なかなか仕事のエンジンがかからないときは、すぐできることを短時間で集中的にこなして、弾みをつけるのも手。

・空いた5分、10分にすぐできることリストをどんどん消化

5分、10分のすき間時間も、ちりも積もれば山となる。すぐできることをリスト化しておき、すき間時間に端から消化していこう。

【さらに段取り上手になるには】

終業前5分で1日の仕事を振り返る

終業前の5分間、1日を振り返って気づいたことをメモ。自分の時間の使い方を客観的に把握できる。また、「この部分は上司に確認が必要」など、明日以降にやるべきこともチェックできる。

「振り返り」をするとこんないいことが…

・段取りの立て方を見直せる

「取引先の担当者を捕まえるには、朝イチの電話がいい」など、経験を次に生かせる。

・自分のバイオリズムが分かる

1日の時間の流れのなかで、集中できる時間帯や、休憩が必要なタイミングなどが分かる。

・効率化のポイントが見えてくる

「この作業は1日まとめて時間を取ったほうがいい」など、効率化のポイントが分かる。

この人に聞きました

吉山勇樹さん
 ハイブリッドコンサルティングCEO。業務改善、残業削減、効率化、段取り力の研修やコンサルティングを年間200日以上手がけるほか、複数社の経営に携わる。著書に『シゴトダイエットのススメ』『残業ゼロ! 仕事が3倍速くなるダンドリ仕事術』(共に明日香出版社)などがある。

[日経ウーマン 2016年2月号の記事を再構成]