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仕事の効率アップ 達人に聞く、デスク整理のコツ

2015/5/13

日経トレンディ

デスク回りを見渡してほしい。机の上には書類や本が山積みになり、引き出しは乱雑にものが詰まっていないだろうか。このようなデスクでは、必要な資料や道具を探すために時間がかかり、また探しているうちに集中力が途切れて、仕事の効率が下がってしまう。

筆者の机も恥ずかしながら、“仕事がはかどらない机”だった。どうしたら効率的なビジネスデスクになるのか。片づけコンサルティング事務所「スッキリ・ラボ」代表の小松易氏に指導を仰ぎ、デスク改造に取り組んだ。

小松氏によると、片づけは、ものを減らす「整理」と、使いやすいように配置する「整頓」に分けられる。まずは整理に専念するのが、成功のポイントだという。本当に必要なものがどれだけあるかを把握してこそ、効果的な配置を考えられるからだ。

整理は、「外に出す→分ける→減らす→しまう」という4つのステップで行う。外に一度出すメリットは全体量を把握できること。実際、文房具を出したところ、同じペンが何本もあることがわかった。ものを分ける際は、「使ったか、使わなかったか」の基準が有効。一定期間使わなかったものは潔く減らすべきだ。「例えば、文房具は1カ月。書類なら半年か1年。これは業務内容に合わせてよい」(小松氏)。

ひと通りの整理が終わったら、いよいよ整頓へ。机の上、引き出し、机の下とエリアを分けて考えると進めやすい。まず、机の上。作業をするスペースを確保するため、極力、ものを置かないのが基本だ。「理想はパソコンと電話だけを置く」と小松氏は言う。

スペースを有効活用できるアイテムの一つが「コンセント付机上台」(カウネット)。モニターを載せた台の下にキーボードを収納できる製品で、ノートや書類を並べたいときに机を広く使える。台の前面に2口のコンセントが備わる点も特徴。スマートフォン(スマホ)やタブレットなどデジタル機器の利用シーンが多くなったため、使いやすい場所にコンセントを確保するといい。

机の上が整頓できたら、次は引き出し。「実は引き出しごとに、入れるべきものが決まっている」(小松氏)という。例えば、使いやすい右上の引き出しは文房具を、その下の引き出しには小物を入れる。下部の引き出しは書類入れ。一般的な机なら、ここにA4サイズのファイルボックスが5つ収まる。プロジェクト別や用途別など、書類を分類してボックスに入れたところ、素早く書類を取り出せるようになった。

整頓する際は、置き場所をしっかり決めることが重要。定位置にあれば、探す時間がかからなくなる。使用頻度の高いものは手前、低いものは奥のほうに置くと使い勝手はさらに向上する。

机の下には、基本的にものは置かないが、分ける判断がつかないものの一時退避場所などに使ってもいい。

デスク回りが片づいても、満足してはいけない。「片づけで、もう一つ重要な要素は“習慣”」(小松氏)。新しい書類は机の上に置かず、決めた場所にしまう。短い時間でよいので、定期的にものを減らす。これらを実践することで、きれいな机を維持できる。

(日経トレンディ編集部)

(日経トレンディ 2015年6月号の記事を基に再構成)

[参考]日経トレンディ2015年6月号(5月4日発売)の巻頭特集は「ずるい! エクセル、ワード、パワポ仕事術」。“手抜きワザ”ながら、説得力や見た目がアップする資料づくりの方法を紹介する。そのほか、「『お金が減らない』裏ワザ75」や、「電子レンジより便利!? 男が美味く作れる“ほったらかし”調理家電」などを掲載。

日経TRENDY(トレンディ)2015年6月号

編集:日経トレンディ
出版:日経BP社
価格:620円(税込み)

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