家族の予定はネットで共有 グーグルカレンダー活用術
同僚の送別会があって今日は帰りが遅くなる、出張の予定があるので明日は早くに朝食を用意してほしい――。お父さんがそんな予定を直前に言おうものなら、「どうしてもっと早く言ってくれなかったの!」とお母さんに怒られるのは必至だ。
そんなご家庭のひと騒動も、クラウドのカレンダーを使えば実にスマートに解決できる(図1)。家族と共有したい予定を管理するカレンダーを作っておくのがポイントだ。グーグルカレンダーでマイカレンダーに「新しいカレンダー」を作り、これをほかのアカウントと共有するように設定する。
夕食が不要とか、宿泊を伴う出張などは、予定が決まった時点でこのカレンダーに登録する。すると、共有している家族各人のカレンダーにも、同じ予定が表示される。予定を口頭で伝えるのを忘れても、うっかりお父さんの代わりに知らせてくれるというわけだ。逆に、お母さんの予定をお父さんや子供に伝えるなど、家族がお互いに予定を知らせ合うことができる。
アカウントを指定して共有
ここではお父さん、お母さん、子供の3人家族を例に、グーグルカレンダーで予定を共有する方法を見ていこう。前提条件として、家族全員がグーグルアカウントを持っている必要がある。持っていない人は新規に作成する。
家族はパソコンでもスマホでも自分の好きな端末を使い、日々の予定をグーグルカレンダーで管理。それに家族用のカレンダーを合成して閲覧・表示するという運用方法を採る。
家族用のカレンダーはお父さんが作り、それを家族のグーグルアカウントと共有するように設定する。
共有するカレンダーは、マイカレンダーのプルダウンメニューから「新しいカレンダーを作成」を選んで作成。カレンダー名にはわかりやすい名前をつけておく(図2、図3)。その際に、お母さんと子供を共有相手として登録するのがポイントだ。具体的には、各人のグーグルアカウントをカレンダーのユーザーとして指定する。
設定する権限には注意しよう。標準では「閲覧権限」となるが、これではお父さん以外、予定を書き込めない。「変更および共有の管理権限」に変更すると、お母さんや子供も共有カレンダーに予定を書き込めるようになる。
お母さんや子供は設定不要
お父さんがこのカレンダーに予定を登録するときは、予定の登録先を変更すればよい(図4)。それ以外の操作は、通常の予定作成手順と変わらない。
お父さんが作成と共有の作業を終えると、家族用カレンダーはお母さんと子供のカレンダーにも現れる(図5)。お父さんがすでに何か予定を登録しているなら、それが表示される。お母さんや子供が共有カレンダーに予定を書き込む際も、図4と同様に登録先カレンダーを選べばよい。
共有カレンダーの予定は、家族のスマホにも自動的に表示されるようになる(図6)。共有カレンダーに予定を追加することもできる。その場合は、予定の作成画面で登録先のカレンダー一覧を開き、共有カレンダーをタップして選択すればOKだ(図7)。
(日経PC21 仙石誠)
(日経PC21 2015年3月号の記事を基に再構成)
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