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大事な予定はスマホに通知 クラウド手帳活用術

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NIKKEI STYLE

日経PC21

予定を手帳に書きとめておいても、忘れてしまったら元も子もない。大事な予定なら、なおさらだろう。

でも、クラウドにスケジュールを保存する「クラウド手帳」なら心配は無用だ。グーグルカレンダーが秘書代わりとなり、予定の開始時刻前に教えてくれる。これこそクラウド手帳ならではのメリットだ。大事な予定は、グーグルカレンダーに通知させよう(図1)。

グーグルカレンダーの通知方法は、なかなか強力だ。予定時刻が近づくと、パソコンやスマートフォン(スマホ)に通知が届く。パソコンなら、操作しているウインドウの上にポップアップで表示する。パソコンの前にいないときや、屋外にいるときは、スマホで通知を受け取れる。大事な予定を思い出すには十分だ。

スマホ画面に予定が届く

実際に使ってみよう。通知方法と通知時刻(タイミング)は、予定ごとに設定できる(図2)。新しく予定を追加するときは、メニューの編集をクリック。登録済みの予定ならカレンダー上で予定をクリックし、編集画面を開く。

通知設定は予定内容を登録する項目の下側にあり、設定を変更していなければ、「通知なし」となっている。そこで、その下にある「通知を追加する」をクリック。次に通知方法と予定の何分前に通知するかを指定する。

初期時に選べる通知方法は、「ポップアップ」と「メール」の2つ。ポップアップは、パソコンのデスクトップやスマホに通知する方法だ(図3)。もう1つのメールは、登録したグーグルアカウント(主にGメールのメールアドレス)に通知メールを送信する方法だ。通知は複数設定できる。重要度に応じて、通知回数を調整しよう(図4)。

仕事の予定など、すべて通知したいケースはカレンダー単位で標準の通知方法を決めるとラクだ(図5、図6)。通知設定したカレンダー内の予定は、個別に設定しなくても通知される。

1日の予定リストが毎朝メールで届く

もう1つ、クラウド手帳ならではの便利ワザを紹介しよう。グーグルカレンダーの「毎日の予定リスト」機能だ(図7)。

これは、1日の予定内容を、メールでまとめて毎朝受信できるもの。手帳を眺めて今日の予定を確認するという作業を、メールチェックで済ませられる。なお、メールはGメールに届く。

設定は簡単。カレンダーごとの詳細設定ページを開き、通知方法の選択欄にある「毎日の予定リスト」欄にチェックを入れるだけだ。色分けした各予定を、時系列で確認できる(図8)。

(ライター 原如宏)

(日経PC21 2015年1月号の記事を基に再構成)

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