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伝わるビジネスメール コロナ下、デキる人になるコツ

2021/8/20

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コロナ下ではメール技術がビジネスのカギに(写真はイメージ=PIXTA)
コロナ下ではメール技術がビジネスのカギに(写真はイメージ=PIXTA)
日経 X woman

「テレワークで、生産性の高いビジネスパーソンとそうでない人の差が浮き彫りになっていますね」──そう話すのは、一般社団法人日本ビジネスメール協会の平野友朗さん。同協会がリリースした「ビジネスメール実態調査2021」(有効回答数1540人、調査期間2021年4月1日~4月30日)では、約半数の人が新型コロナウイルスを境にメールの利用が増えたと感じ、7割の人が自分のメールに不安感を持っているそうです。コロナ下のビジネスメールで何が起きているのか、ビジネスメールの研修を多く手掛け、自身もビジネスメールの達人である平野さんに解説してもらいました。

テレワーク下で問われるビジネスメールの段取り力や想像力

編集部(以下、――) コロナ禍に見舞われて1年以上たち、特にビジネスにおけるメールコミュニケーションについてどのような変化があったのでしょうか。

平野さん(以下、平野) コロナ前は出社が前提だったので、メールに情報の漏れや伝わりづらい記載があっても、対面や電話でその漏れを埋めることができました。

コロナ下で感じるのが、かかってくる電話が圧倒的に減ったこと。在宅勤務の人に配慮して、本当に困ったときにしか電話をしない人が増えました。これは今回の調査結果にも表れています。

そこで、1通のメールで用件を伝えるにはどうしたらよいか考える人が増えた気がします。これは後述する「メールを書くのに費やす時間」の結果に表れています。メールは相手がどう受け取るのか分からないコミュニケーションツールです。そう認識している人とそうでない人で、ビジネスの成否に明確な差が出てきています。

―― 「ビジネスメール実態調査2021」では、テレワークをしている人ほど、電話を使っていないという結果がありました。

平野 オフィスに電話をしても相手が出ないのが当たり前になってきているため、電話と対面でのコミュニケーションは減っていることを表しています。

また、テレワークの人は、そうでない人よりメールを読む時間が少ない傾向にあります。私もメール主体のビジネスコミュニケーションを約20年続けた結果、1通15~30秒程度で読んでいるため、実感として理解できます。また、テレワークをしている人同士が「お互い読みやすいメールを書こう」という共通認識が生まれているとも推測できますね。

テレワーク頻度の違いでコミュニケーション手段を調査したところ、電話、テレビ会議・ウェブ会議、会う、チャットで大きな差が出た(出典:日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2021」)

―― メールでのやり取り次第で、ビジネスの成否に明確な差が出るというお話が先ほどありました。

平野 コロナの流行によって情報交換や顔合わせだけの商談や雑談がしにくくなりました。

テレワークが中心になったことで、これまで飛び込み営業やルート営業をしてきた人たちは大きく働き方を変えました。来客はコロナ下では歓迎されませんし、相手側が出社していないことも多いので、電話営業もしづらい。そこでメッセージ主体の営業活動になります。

相手に打ち合わせをしたい理由を明確に伝えられたり、その企業に即したメッセージを送れたりする営業職の人は、効率良く成約していると聞きます。段取り力や相手への想像力を持ってメールを使いこなせるかが、反映されるのでしょう。

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