伝わるビジネスメール　コロナ下、デキる人になるコツ

「正しいメール」より「伝わるメール」を意識する

――　企業側は、従業員がビジネスメールを習得するためどのようなアクションを取るべきでしょうか。

平野　従業員に均質な練習やOJTができるほうが望ましいですが、リソースを割けないこともあるでしょう。最低限、従業員が基本的な知識を得て、上司の監督の下、送信したメールを検証する機会を与えられるといいですね。基本的な知識は、本などでも十分です。

また、テンプレートを与え過ぎないことも重要です。管理側は正解テンプレートを作りたくなってしまう。でも、テンプレートがあると安心してしまって、個人の思考を停止させがちです。一人ひとりが考える力を養わないと、円滑なコミュニケーションが取れなくなる可能性があります。

事実、今回の調査では、週5日以上テレワークをしている人は、テレワークを全くしていない人よりメール1通の作成平均時間が長いという結果になりました。ビジネスメールだけで仕事を進める人ほど、テンプレートを使わず個別に対応しているのかもしれません。誤解のない表現か、伝わるメールになっているか相手を想像しながら作成していると推測できます。

――　最後に、個人が意識すべきビジネスメールのスキルについて教えてください。

平野　大きく二つあります。

一つは習慣化で対応していく部分。例えば以下のようなことです。

メールの送信時間=労働時間と相手から期待されてしまうので、勤務時間外に対応してしまうとオンとオフが見えなくなります。当協会でも、労働時間外にはメールを送らないよう、スタッフに徹底しています。

返信をためないことも重要です。すぐ返信することで「仕事が速い人」と印象付けられ、仕事がやりやすくなります。期限ギリギリに対応している人は、相手からリマインドを受けるなどしてパワーバランスが悪くなりがち。そこで、最低でも期限より1日早く対応するといいですね。

また、研修の受講者から、返信の催促はいつしたらいいですかと質問がたびたびあります。

メールは、相手に内容が届いているのかが不確かなコミュニケーション手段ですから、期限を1分でも過ぎたら催促してくださいと伝えています。催促を即座にする人ほど、相手にとっての優先度が高まるからです。忖度（そんたく）する必要はありません。期限を越えたらすぐ催促、期限を守れない人にはリマインダーを送る。これを習慣化すればいいでしょう。

悪いように考え過ぎないことも大切です。返信がないことを、嫌われているなどと思い込まず、プラスに考えてください。返信を悩んでいるだけかもしれないし、たまたま忙しいのかもしれない。明確なリアクションがない限りずっとフォローしましょう。そうやって、3回、4回とフォローできるビジネスパーソンが、テレワーク下でも成功できるのだと思います。

このように、一つひとつルールを作っていくと不安感がなくなり、ストレスなく仕事ができるようになります。

もう一つは、伝わるメールを作成することです。伝わるメールに仕立てるには、以下の3点を意識するとよいですよ。

メールは熟読するものではなく、1秒でも早く読み終わるものが望ましいとお伝えしています。つまり、スクロールを往復せずに内容が理解でき、その後の読み手のアクションが明確な文章です。だからこそ、文章そのものよりも、全体を通じて読みやすいかどうかをまずはチェックしてください。

情報の欠落があるメールに、わざわざ質問してくれる読み手は少ないと思います。あえて書いてないのか、自分が嫌われているのか、単に忘れているだけなのか。それをわざわざメールで質問すべきなのかと不安になるので、欠落している話題には触れたがりません。それでも仕事で必要なら質問してくれると思うのですが、その質問の回答にも不足があると読み手の不安はさらに募ります。

ですから、情報の欠落がある人はビジネスメールが主流になっている現場から淘汰されるかもしれません。

研修では、語尾など文章の細かいところにアドバイスを求められる傾向があります。しかし語尾よりも情報の欠落はないかを重視するほうが、より伝わるメールになります。

――　一つのメールを作る法則を理解し、想像力を掛け合わせてメールを作ること、アクションを習慣化することが重要ですね 。

平野　はい。メールは1回で上手にはなりません。 どうやったら伝わるのか考え続けて試行錯誤していくのが、メール上達の近道です。メールもビジネスと同じく、常に改善の意識を持つことが大切ですね。

（取材・文　渡部梓）

［日経xwoman 2021年7月15日付の掲載記事を基に再構成］