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ハンコのための出社は不要 仕事に使える電子印鑑

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ウェブや雑誌、書籍の執筆をなりわいとする筆者。少し前まで請求書や契約書は「紙」だった。エクセルで作った請求書を印刷・押印して郵便で送ったり、取引先に出向いて契約書に署名なつ印したり……。ところが近年はほぼ電子化され、メールやウェブ上で手続きを済ませられるようになった。

しかし、紙とハンコの文化はまだまだ現存する。新型コロナウイルスの流行を機にテレワークを始めた企業は多いが、書類に押印するためだけに出社を余儀なくされている職場もあると聞く。筆者の場合も、1カ所だけ請求書を印刷して押印・郵送しなくてはならない取引先が残っていた。ほかが電子化されていることもあってついつい忘れがち。不便な思いをしていた。

すると先日、「PDFを送ってもらえば、印刷して経理に回します」と担当から連絡が来た。「よし」と思って早速送ったら、「認め印が欲しい」とのこと。実際の押印をスキャンして送ろうかとも思ったが、どうせなら押印も電子化すべく、フリーソフトを使うことにした。

まず試したのが「Web認印」(図1)。名字の認め印のみだが、ウェブ上で作成できる。残念なのは背景を透明化できないこと。

そこで次に「Excel電子印鑑」を使ってみた(図2、図3)。認め印のほか、角印やビジネス印なども作れ、背景の透明化も可能。今回はこれで事なきを得た。

なお、ワードなどほかのソフトでの押印は「クリップスタンプ」がオススメ(図4)。また、会社や部署で導入し、認証付きの押印システムとして利用するなら、シャチハタの「パソコン決裁Cloud」などのサービスもある(図5)。

[注]ブラウザーの設定によりポップアップがブロックされる場合は、ポップアップを許可する設定に変更する。なお、PNG画像の印影は、旧エッジとインターネットエクスプローラー以外ではウインドウが空白となり表示されない。

(ライター 青木恵美)

[日経PC21 2020年7月号掲載記事を再構成]

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