ハンコのための出社は不要 仕事に使える電子印鑑

日経PC21

写真はイメージ=PIXTA
写真はイメージ=PIXTA

ウェブや雑誌、書籍の執筆をなりわいとする筆者。少し前まで請求書や契約書は「紙」だった。エクセルで作った請求書を印刷・押印して郵便で送ったり、取引先に出向いて契約書に署名なつ印したり……。ところが近年はほぼ電子化され、メールやウェブ上で手続きを済ませられるようになった。

しかし、紙とハンコの文化はまだまだ現存する。新型コロナウイルスの流行を機にテレワークを始めた企業は多いが、書類に押印するためだけに出社を余儀なくされている職場もあると聞く。筆者の場合も、1カ所だけ請求書を印刷して押印・郵送しなくてはならない取引先が残っていた。ほかが電子化されていることもあってついつい忘れがち。不便な思いをしていた。

すると先日、「PDFを送ってもらえば、印刷して経理に回します」と担当から連絡が来た。「よし」と思って早速送ったら、「認め印が欲しい」とのこと。実際の押印をスキャンして送ろうかとも思ったが、どうせなら押印も電子化すべく、フリーソフトを使うことにした。

まず試したのが「Web認印」(図1)。名字の認め印のみだが、ウェブ上で作成できる。残念なのは背景を透明化できないこと。

図1 ウェブサービス「Web認印」の画面。「名字」欄に入力し(1)、書体やサイズ、色を選択し(2)、「作成」ボタンを押すと(3)、PDFと画像(PNGファイル)で印影のイメージが作成される(2つの別ウインドウが開く)[注]

そこで次に「Excel電子印鑑」を使ってみた(図2、図3)。認め印のほか、角印やビジネス印なども作れ、背景の透明化も可能。今回はこれで事なきを得た。

図2 「Excel電子印鑑」はエクセルに組み込んで使う。セルを右クリックするとメニューが現れるので、最初に「印鑑設定」を選んで(1~2)、図3で印鑑を作成。図2の同じメニューから印鑑の種類を選んで押印する(4)
図3 印鑑設定でフォント、色、サイズなどを選択して作成する

なお、ワードなどほかのソフトでの押印は「クリップスタンプ」がオススメ(図4)。また、会社や部署で導入し、認証付きの押印システムとして利用するなら、シャチハタの「パソコン決裁Cloud」などのサービスもある(図5)。

図4 フリ―ソフト「クリップスタンプ」の設定画面。タブで作成したい印鑑を選び、必要事項を入力して作成する。「デート印」には、部署名と日付、担当者名を入れられる。「環境設定」で、背景の透明化も可能だ
図5 シャチハタの「パソコン決済Cloud」の公式ページ。こうした電子押印システムを導入する手もある。1印鑑当たり月100円(6月30日まで無料)で、利用中の印鑑を電子化できる

[注]ブラウザーの設定によりポップアップがブロックされる場合は、ポップアップを許可する設定に変更する。なお、PNG画像の印影は、旧エッジとインターネットエクスプローラー以外ではウインドウが空白となり表示されない。

(ライター 青木恵美)

[日経PC21 2020年7月号掲載記事を再構成]

MONO TRENDY連載記事一覧
注目記事
MONO TRENDY連載記事一覧