打ち合わせの冒頭で、ファシリテーターから説明があることで、改めて認識できる。いきなりディテールから入っても、混乱してしまうのです。

また、打ち合わせの場を仕切ることになるわけですから、ファシリテーターは打ち合わせに参加する出席者について、理解できていなければなりません。何人なのか、誰が出席するのか。そして大事なことが、それぞれの出席者がどんなミッションを持って、この打ち合わせに参加しているかです。

先にも少し触れましたが、出席者の利益はどのようなものなのか、をできるだけ理解しておくこと。この人はなぜここにいるのか。どういうことになれば、その人はポジティブになれるのか。何がインセンティブなのか。

いろんな立場を理解した上で、全体のゴールを設定し、ファシリテーションしていく。バランスを持ったディスカッションにしていく必要があります。

また、議事録を誰が取るのか、といった役割分担をはっきりと指示しておくのも、ファシリテーターの役割です。

タイムコントロールもしなければなりませんから、「早く終わるほうがいい」「うまくいかなければ思い切って打ち切る」といった基本認識もしっかり持っておく必要があります。

POINT
▼一つひとつの打ち合わせの位置づけと目的をきちんと把握する
▼全体像の説明がないままに、いきなり各論から話し始めない
▼議事録担当など、役割分担をはっきり指示する

ファシリテーターは打ち合わせを「デザイン」せよ

打ち合わせのファシリテーターについて、単に司会をする役割だと考えている人もいるようですが、僕は違うと思っています。打ち合わせをデザインする人、というのが、ぴったりな表現です。

まずは、打ち合わせのアジェンダを用意する。打ち合わせの目的はすでに決まっているはずですが、では、どのようにして、その目的を果たすのか。打ち合わせの時間内に、どのように何をするのか、をデザインするのが、ファシリテーターなのです。いくつかのアジェンダがあって、それぞれどのくらいの時間配分にするか。これに15分、これに15分、といった具合にタイムスケジュールを設計する。アジェンダづくりには、全体感を理解しておくことが重要です。

プロジェクトの全体像があり、その中における打ち合わせの位置づけがあり、そこからようやくアジェンダはできるのです。