打ち合わせの黄金時間 最後と終了後の5分を大事にクリエイティブディレクター 佐藤可士和(5)

このラスト5分を気持ちいいものにするためには、打ち合わせの流れを意識していなければなりません。終わり15分前には、まとめ的なムードに持っていかなければ、ラスト5分のまとめはできないでしょう。

よって、逆算して終わり15分前までに何をしていなければいけないかを、考えておく必要があります。特に打ち合わせを仕切る人は、全体の流れをしっかり把握し、コントロールしておかなければいけないのです。

POINT
▼終了15分前には、まとめ的なムードに持っていく
▼最後の5分を、その日の打ち合わせについての確認の時間に充てる

帰りの移動中などにリマインドを自分にメールする

打ち合わせの最後では、それぞれがやるべきことをはっきりさせますが、これは僕自身も同様です。次の打ち合わせまでに自分がやるべきことを把握しておく。「自分のアジェンダ(行動計画)」を整理しておくのです。

そこで僕が行っているのが、「自分リマインド」です。いつまでに、どんなことをしておく必要があるか。新しく決まった大きなスケジュールはどのようなものなのか。大事な情報をメールに打ち込んで、自分にリマインドメールを送るのです。

メモ用紙や資料の端っこに書いておくのもひとつの方法ですが、メモは意外に忘れてしまったり、見失ったりするもの。どこに書いたか、わからなくなってしまうこともある。そもそも取り出すこと自体が面倒だったりする。

しかし、メールは普段使っているスマートフォンからも簡単に検索することができます。すぐに打ち込めば、日付が残るので打ち合わせ日からでも検索できますし、保存場所をプロジェクトごとにフォルダ分けしておけば、すぐに見つけることができます。

また、メールはすぐに打つことができます。打ち合わせが終わった後、その場で打ち込んでもいいし、帰りの移動中にパパッと打つこともできる。備忘録として、こんな便利なものはないでしょう。

たくさんの文章を書き込む必要はまったくありません。スマホの一画面に収まるくらいの量で、ポイントだけしっかり列挙してあればいい。

打ち合わせ後に一人でやる取り組みとして、とても有効だと思います。

POINT
▼次回までに何をすべきかを整理しておく
▼アジェンダをメールに打ち込んで自分宛てに送る
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