打ち合わせの黄金時間 最後と終了後の5分を大事にクリエイティブディレクター 佐藤可士和(5)

写真はイメージ =PIXTA
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日本を代表するクリエイティブディレクターの佐藤可士和氏。一日の多くは「打ち合わせ」で埋め尽くされているという。30を超えるプロジェクトが常時無理なく動いているという佐藤氏の仕事を支えているのは質の高い打ち合わせだ。文庫化された「佐藤可士和の打ち合わせ」から、同氏が実践する打ち合わせの極意をのぞいてみよう。

◇   ◇   ◇

《打ち合わせの時間管理》
 「ラスト5分」と
 「終了後5分」が
 打ち合わせの黄金の時間

打ち合わせ「最後の5分」で勝負は決まる

テレビの生放送で、ときどきエンディングがブツリと切れてしまうことがあります。司会者やアナウンサーの挨拶ができずに終わってしまったり、全部うまく入らず途中で切れてしまったり。これは見ていて、ものすごく気持ちが悪くなります。

すっきり終わってくれないと、どうにも居心地が悪いのが人間です。居心地が悪いままで終わってしまうと、すんなり次に切り替えができない。次のことが考えられないのです。

 

同じように打ち合わせも、終わりは極めて大切です。先に「終わり方」を意識するべきだと書いたのは、時間を無駄にしてはいけない、ということに加え、おかしな終わり方を続けると、プロジェクト全体にネガティブな余韻をもたらしかねないからです。

そこで大事にすべきなのが、最後の5分です。この時間を、その日の打ち合わせについての確認の時間に充てる。決まったこと、決まらなかったことをはっきりさせるのです。「今日はこうでしたね」「本当はここまで決めたかったけど、ここまでしか決まりませんでしたが、次はここまでやりましょう」「そのためには××を用意してきましょう」「◎◎さんは、××を考えてきてください」「△△さんは、××の資料をまとめてきてください」「◇◇さんは、××をしてきてください」……。こういう確認を、最後の5分でしっかりやっておくのです。

 

これをやらないと、生中継が途中で切れたテレビのような気分になってしまう。逆に、これがあることで、しっかり打ち合わせを終えられるのです。

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