「ドラッグで添付」は古い! メニューを使えば探す必要ナシ

最後に、クイック操作以外の時短テクニックとして、ファイル添付のワザを紹介しておこう。

ファイルを添付する際、多くの人はまず、エクスプローラーを起動してファイルが保存されているフォルダーを開くだろう。そしてフォルダーとメール作成画面を左右に並べてから、ファイルをドラッグ・アンド・ドロップして添付する。だがこれは、面倒で時間のかかる作業だ。

実は、保存したばかりのファイルや最近閲覧したことのあるファイルなら、そのような手間は不要。アウトルック2016以降では、クリックたった2回、わずか1秒でファイルを添付できる。具体的には、メール作成画面の「メッセージ」タブにある「ファイルの添付」ボタンをクリックしよう。すると、最近使ったファイルが一覧表示され、ここから選ぶだけで、そのファイルを添付できるのだ。

アウトルック2016以降では、「メッセージ」タブにある「ファイルの添付」ボタンをクリックするのが正解。すると「最近使ったアイテム」がリストアップされるので、送りたいファイルを選ぶだけで添付できる

この一覧には、エクセルやワードなど他のソフトで作成したファイルをはじめ、アクロバットリーダーDCで閲覧したPDFなども表示される。フォルダーを開いてファイルをドラッグするより格段に速い。

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『Outlook最速時短術』では、今回紹介した3つのワザ以外にも、メールを高速にさばく便利機能や操作のコツを多数解説している。180度開いてそのまま置いておける特別製本なので、本を参照しながら両手でパソコンを操作できる。ぜひ活用してもらいたい。

(日経PC21 田村規雄)

Outlook最速時短術

著者 : グエル 鈴木 眞里子
出版 : 日経BP
価格 : 1,628円 (税込み)

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