定型メールをワンクリック作成、宛先も本文も自動入力

クイック操作のボタンを用意すれば、メール作成の手間も大幅に削減できる。例えば、部署やプロジェクトチームのメンバー宛てに、会議の案内などを定期的に送っている人は、メールのひな型をクイック操作ボタンに登録しておこう。すると、ボタン一つで宛先や定型文の入ったメールを自動作成できる。

具体的には、クイック操作の一覧で「新規作成」を選び、「アクションの選択」から「メッセージの作成」を選択。必要な宛先を指定し、「オプションの表示」をクリックすると、メール本文も登録してクイック操作のボタンを作成できる。

「ホーム」タブの「クイック操作」から「新規作成」を選択。「新規作成」がない場合は、右下の▼をクリックしてメニューから選択する
「名前」欄に操作名を入力し、「アクションの選択」欄で「メッセージの作成」を選ぶ。送る相手が決まっている場合は、「宛先」欄にメールアドレスを入れておく
件名やメール本文をクイック操作に登録するには、「オプションの表示」をクリック。開く画面で件名と本文を入力する。CC やBCCなども必要に応じて設定できる。最後に「完了」をクリックする

こうして定型メールの作成ボタンを用意しておけば、数分かかっていたメールの作成時間をわずか数秒へと削減できる。同様に日報や月報を送るメール、納品の連絡メールなど、定型メールの作成ボタンを用意しておくと便利だ。

作成したクイック操作のボタンをクリックすれば、宛先、件名、本文が入力された状態でメール作成画面が開く。あとは日付などを書き換えるだけでメールは完成。手間なく送信できる
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