メール最速時短術 仕分けはボタン一発、添付は1秒!『Outlook最速時短術』から

朝、出勤してパソコンを起動した後、真っ先にすることは何だろうか。「メールチェック」と答える人は少なくないはずだ。メルマガやDMなど不要なメールの仕分け、届いたメールへの返信、会議の知らせを予定表に転記、どこかに紛れてしまったメールの検索……。人によっては何十分もメールに時間を費やしているかもしれない。

だが、メールはあくまでコミュニケーションの道具。メールの作成や整理に時間を奪われるのは本末転倒だ。メールを処理する時間はできる限り短縮し、その分、内容の検討や他の仕事に時間をかけたい。メール処理の効率化は、仕事のムダを省き、クオリティを上げるために必要不可欠だ。

今回は、グエル 鈴木眞里子『Outlook最速時短術』(日経BP)の中から、メールソフト「Outlook」(以下、アウトルック)で大量のメールをさばき、仕事をサクサクこなすための時短テクニックを3つ紹介しよう。

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アウトルック最強の武器、「クイック操作」ボタン

パソコン操作の効率化というと、ショートカットキーを使う方法を紹介する書籍も多いが、アウトルックで活用したい最強の武器は「クイック操作」ボタンだ。これは、メールの仕分けや作成、予定への転記など、あらかじめ登録した定型の操作を自動化するためのボタン。メールを選択してボタンを押すだけで、目的のフォルダーに瞬時に移動したり、定型メールを自動作成したりできる。

例えば「『資料』というフォルダーへメールを移動する」というボタンを用意したければ、「ホーム」タブにある「クイック操作」の一覧で「移動?」をクリックし、ボタンの名前と移動先のフォルダーを指定すればよい。

「ホーム」タブの「クイック操作」から「移動:?」を選択。わかりやすい操作名を付けて、移動先のフォルダーを指定。「開封済みにする」にチェックが付いていることを確認して保存する

クイック操作の登録が完了したら、できあがったボタンを押すだけで、メールを「資料」フォルダーに移動できるようになる。これなら、ドラッグ操作で移動する手間が省けるし、ドラッグ操作のミスで別のフォルダーに入れてしまうこともない。

実際に使うときには、移動したいメールを選択し、「クイック操作」に登録されたボタンをクリックする。移動が完了すると次のメールが選択されるので、順番にメールをさばいていける

なお、「移動:?」というボタンがあるのは初回設定時だけなので注意したい。「移動:?」ボタンがない場合は、クイック操作の一覧の右下にある▼(その他)ボタンをクリックし、「新しいクイック操作」→「フォルダーへ移動」を選ぼう。

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