結論が先、相手を責めない 伝言メモ・メールの極意

日経ウーマン

ちょとしたコツで伝言・メール・手紙の印象が変わる(写真はイメージ=PIXTA)
ちょとしたコツで伝言・メール・手紙の印象が変わる(写真はイメージ=PIXTA)
日経ウーマン

毎日のように書く、同僚への伝言メモや仕事相手へのメール。だからこそ、受け取る人の視点に立った小さな心遣いがあるかないかで、相手に与える印象も自分の評価も大きく変わる。伝え上手になれる書き方のコツをプロから学ぼう。

「読む」より「見る」メモを目指す

電話応対後に渡す伝言メモ。通話中は6W(いつ・どこで・誰が・誰に・何を・なぜ)3H(どうやって・いくつ・いくら)を念頭にメモを取り、必要な要件を記す。「メモをもらった人が必要な行動を素早く起こせるよう、簡潔に書くのがポイント。最後まで読まないと趣旨が伝わらないメモでなく、『見て即分かる伝言メモ』が理想です」(ビジネスインストラクターの鈴木真理子さん)。

工夫が足りない伝言メモ
工夫された伝言メモ

●大事なことは目立たせる

重要度や緊急性の高い案件を伝えるときには、そのことがひと目で伝わる工夫を。「大事なポイントを囲んだり、色ペンで目立たせると、受け手も見て即、行動を起こしやすい」。

●時系列ではなく結論を先に

時系列で書かれた文章は、最後まで読まないと趣旨が分からず効率が悪い。まず「電話あり・折り返しを」と結論を記し、次に詳細を書いたほうが、読む側は素早く理解できる。

●丁寧すぎは厳禁。箇条書きで完結に

丁寧に書こうとするほど文章は長く、分かりにくくなる。「上司宛てでも『折り返し電話をしてください』のみ敬体にし、他は箇条書きに。『お手数ですが』などのクッション言葉も不要」。

●名前はカタカナで書く

名前を電話で聞き取る場合、正しい漢字でなかったり、伝えた相手が漢字を読み間違えたりすることも。間違いを避け、素早く書くために、名前はカタカナ表記を基本に。

●曖昧な表現を避け、数字ではっきりと示す

「伝言メモは、誰が読んでも同じ解釈になる、客観的な表現で書くのが鉄則」。「本日中」を何時と受け取るかは人それぞれ。「本日18時まで」などと、数字で明確に示す。

■さらに差が付くテクニック

●「折り返し不要」と言われても、電話があったことは伝える
電話の相手が、不在者にとって重要人物の場合も。「電話があったと伝えれば、不在者からかけ直す、『何度もお電話をいただき失礼しました』と相手にわびる、などの対応が可能に」。

●主観は吹き出しで伝える
伝言メモには基本的に事実だけを書くが、「時には『怒っていた』『焦っていた』など受け手が感じた印象も有益情報。『主観ですが』の意味を込め、吹き出しで伝える手も」。

●メモだけでなく、口頭でもフォローする
伝言メモをデスクに置いても、気づいてもらえなかったり、書類に紛れたりする恐れも。「先ほど電話がありました」「机に伝言メモを残しました」と、一声掛ければ万全。