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「こんまり」式で余白時間 朝活にも片付けメソッド

学びを成果につなげるための「ひとり朝活」主義(5)

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NIKKEI STYLE

「朝イチの時間で事前準備や計画をしたほうがスムーズだということは、頭では分かっていても、睡眠時間は削れないから自分には無理」と考える人は多いようです。しかし睡眠時間を削らなければ朝活できないというのは大きな誤解。睡眠時間を減らさずに考える時間を朝いちばんにつくるには、収納コンサルタント近藤麻理恵さん(通称「こんまり」さん)の片付けメソッド、「こんまり」式が効くそうです。「朝活のプロ」池田千恵氏が解説します。

朝活で眠い人は手段と目的が混同している

朝活をする人が「意識高い系」と言われてしまう理由は、「本当は何をしたいのか」「優先順位は何か」という計画を立てる暇なく、「何か動かなければ」と闇雲に解決策を求め、インプットばかりする人が一定数存在しているからだということは連載の第1回でも述べました。

実は「意識高い系」に限らず、このような「手段と目的の混同」は至る所に存在します。「朝活したいけど睡眠時間は削れない」という悩みもそのひとつです。朝活の本来の目的は、睡眠により脳の情報が整理されクリアになっている朝、普段忙しさに流されてつくれない「考える時間」を朝一番につくることにあります。したがって睡眠時間を削ることで頭がぼーっとしてしまっては本末転倒です。睡眠時間を削ってまで朝4時起き、5時起きをする必要はないのです。何時起きでも、朝始業前にしっかり考える時間が確保できるのならそれは立派な朝活です。つまり、朝活は睡眠時間を削ることではなく、朝時間を使った思考習慣の先取りなのです。

「あれもこれも」ではなく、「あれかこれか」が時間管理のコツ

とはいえ、思考習慣の先取りをするには今までの生活パターンの変革は必要です。1日は24時間と決まっているため、優先順位を付けて時間配分の工夫をしなければいけません。とするとまず頭に浮かぶのが「効率化」でしょう。二つのことを同時に進めることができないか? 時短するにはどうしたらいいか? ということを考えるのです。しかしここでもよく「手段と目的のはき違え」が起きます。

スケジュール帳がパツパツでいつも忙しそうにしている人が効率的にてきぱきと仕事をしているかというと、そうとは限らないことは往々にしてあります。来た仕事を空いた時間に順番に詰め込んだ結果のバタバタや、あれこれ同時にしようとして、結局注意力が散漫になり、一つひとつを順番に片付ければ1日で終わる仕事に3日かかっている、という場合が多いのです。本当に必要なのは、あれこれつめこんでスピードアップをはかるより、本当に大事なことは何かを見極め、それに集中する環境を手に入れること、つまり、何を残して何を捨てるかという決断です。

時間管理も「こんまりメソッド」が効く

では、どうすれば選択と集中ができるのでしょうか。まずは選択するために自分がしている行動をいったん「見える化」する必要があります。世界的に有名になった片付けコンサルタント近藤麻理恵さんの「こんまり」メソッドでは、一度家の中のすべての物を1カ所に集め、全部を見えるようにしてから「ときめく」ものを選別します。実は時間の整理整頓も「こんまり」メソッドと似ています。まずは全部を把握しておかないと、何を捨てて、何を残すかの判断ができないからです。

自分が使っている時間を把握し、十分な朝の余白時間をつくるため有効なステップは以下の3つです。

1.自分でやったほうが早い病を撲滅する決意をする
2.一度何にどれだけ時間をかけているかを把握してみる
3.1日の仕事を色分けして自分の優先順位をはかる

具体的に解説します。

「自分でやったほうが早い病」は思考停止の始まり

「自分でやったほうが早い病」とは、周囲に説明する暇があるなら自分でサッサと済ませたほうが早く終わると考え、仕事を抱える傾向のことを指します。一匹おおかみ的でスマートに仕事をこなしますが、相手に自分の状況を伝えたり、協力をお願いしたりするのは苦手です。仕事が少ないときや自分ひとりで回る仕事をしているうちはいいのですが、チームプレーになったときや休みを取りたいとき、誰かに助けてほしいときにツケが回ってきます。自分の作業を明文化できないため、複雑な仕事を一人で抱え込むことになりパンクするのです。

これを防ぐためにも普段から、自分の作業を言語化したり、マニュアル化しておきましょう。マニュアル化できると、自分の知識の棚卸しにもなるうえ、見える状態で共有することで他の人の目にもさらすので、自分だけでは気付かないムリムダムラの可視化もできます。

自分の作業を予実管理していこう

とはいえ、自分の作業の言語化は普段から習慣化していないと難しいものです。そこで手始めにおすすめするのは自分の作業を予算と実績を管理するように「予実管理」することです。

いつも忙しそうだけれど、何をやっているか分からない人に「この作業はどのくらいかかりますか?」と聞くと、たいてい口ごもります。自分の作業がどんな項目から成り立っていて、それぞれ何分かかるかを把握せずに惰性で仕事をしているからです。まずは自分が何に、どれだけ時間をかけているかを把握してみることからはじめましょう。慣れないうちはこの作業は面倒ですが、自分の仕事の仕方のクセを知るために1週間だけでも頑張ってみると、何にどれだけ時間を使っていて、どこを削減すべきかが一覧として見えてきます。

ツールとしては次のようなものがあります。

1.時間管理アプリ
2.バーチカル式手帳

時間管理に役立つアプリで私が愛用しているのは「Toggl」という、何にどれだけ時間を使っているかを計測するものです。これを使えば、スタートとストップボタンを押すだけのシンプルな手順で時間がかかっている作業や無駄作業を「見える化」し、効率化を図ることができます。

アナログ派ならバーチカル式(ウイークリー欄が1週間で見開きになっていて、30分~1時間ごとに縦に目盛りが刻まれているタイプ)の手帳を活用してみましょう。ポイントは、手帳を使うときに「相手がいる予定」(=アポ)だけでなく、自分だけの予定もきちんと作業見積もりとして書いておくことです。

具体的には次のようにしてみましょう。ウイークリー覧の真ん中に、自分で点線を入れます。左に予定を記入、右に実績を記入して、自分の立てた予定通りに進捗できているかを日々チェックするようにしましょう。予定と実際がどのくらい離れているかが、一覧となってパッと「見える化」できます。

1日の作業を優先度で色分けしてみよう

上記プロセスで自分の1週間の仕事の仕方が大体分かってきたところで、次は4色ボールペンを使い、自分の仕事内容を色分けしてみましょう。色分けの方法は例えば次のようなものです。

●緊急でかつ重要なこと=食いぶちの「緑」
●緊急でないけれど重要なこと=種まきの「赤」
●緊急だけど重要でないこと=日課の「青」
●緊急でも重要でもないこと=思いつきの「黒」

詳しい分類の方法は過去の記事で紹介しているので、興味がありましたらこちらもご覧ください。

朝の30分を自分時間に 4色ToDoリストで捻出

最初のうちは全部「緊急で重要なこと」のように見えて、手帳が「緑」ばかりになってしまうことが多いですが、一つひとつの作業を精査していくうちに、例えば緊急の会議(食いぶちの緑)だったとしても最初の10分はメールでも伝えたことの繰り返し、つまり思いつきの黒だ、といったように、作業内容が色で見えるようになってきます。色分けをすると価値観が明確化され、すべきこと/そうでないこと、自分が好きなこと/嫌いなことも徐々に明らかになります。優先順位が明確になると、判断に迷いがなくなるため、自分が最も大切に使わなければいけない種まきの時間が増えるようになります。

時間がなかなかつくれないという人は「とりあえず」「念のため」という言葉で予定を埋めてしまい、本当に大切なものに時間を取ることができません。今回紹介した方法でぜひ、「ときめき」を残してそれ以外は捨てられるようにしてみてください。

池田千恵
朝6時 代表取締役。朝イチ業務改善コンサルタント。慶応義塾大学卒業。外食企業、外資系企業を経て現職。企業の朝イチ仕事改善、生産性向上の仕組みを構築している他、朝活で人生計画を立てるコミュニティー「朝キャリ」(http://asa6.co.jp/asacari/)を主宰。9年連続プロデュースの「朝活手帳」など著書多数。

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