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惰性断つチャンス生かせ 引き継ぎ改革で生産性アップ 『引継ぎ』 宗澤岳史氏

2019/4/17

「従来ルールを安易に受け入れない人材を後任に充てるほうがよい」と話す宗澤岳史氏

見方を変えれば、こうした属人化を防ぐことが引き継ぎの効率アップにつながる。特殊な資質を持つ者にしかできそうにない仕事の仕組みをこしらえないように気を配るべきだ。そうすれば業務を書面で説明しやすくなり、引き継ぎマニュアルも用意しやすい。「引き継ぎやすい業務ルールを、企業体の方針として育てていく必要がある」と宗澤氏が説く理由だ。

■従来ルールを安易に受け入れない人材

「日本企業は生産性が低い」という議論がある。宗澤氏は「引き継ぎのたびにいったん業務効率がダウンし、後任担当者が慣れてくるに従って再び効率がアップするが、次の引き継ぎでまたダウンする」と分析。この「1回休み」的なダウンを賢い引き継ぎで防げれば、生産性の鈍化を防ぎやすくなると期待する。

引き継ぎのたびにダウンするのは、業務効率だけではない。後任の立ち回りがまずいと取引先や関係部署との関係にもダメージを与えかねない。これまで通りの対応を期待されているのに急に態度が変わったりサービスが低下したりしたのでは、企業の信頼を損なう。「引き継ぎにあたっては、変えてはいけない決まり事や条件をしっかり保つことが最優先となる」(宗澤氏)

だが、宗澤氏が提案するのは単なる現状維持ではない。継続すべき事柄を見極めたうえで、それ以外の変えても構わない業務に関しては思い切った見直しを勧めている。むしろ本書の主眼はこちらにある。「前任者が消えたのだから属人的なしきたりを変えやすくなる。本来の望ましい形に進化させるうえで、またとない機会になる」(宗澤氏)。つまり、引き継ぎは業務イノベーションのきっかけになってくれるわけだ。

引き継ぎを契機に業務を見直すには、後任の資質が肝心だ。前任者のやり方を丸のみしない意識を持った人物が適任となる。前任者の仕事ぶりに不満を持っている人や、改善余地があるとみている人が候補になりそうだ。企業は引き継ぎを業務刷新の機会にしたければ「従来ルールを安易に受け入れない人材を後任に充てるほうがよい。後任選びにあたっては改善プランを温めているような人物を優先すべきだ」と、宗澤氏は前任者の子飼いを充てる人事に疑問を呈す。

国内自動車メーカーで検査手順を巡る法令違反が相次いで発覚した。ルールを現場に徹底できておらず、コンプライアンス意識が本社と現場でかけ離れていたことが一因となった。「前任者が作ったローカルルールを前任者の影響を受けやすい後任が申し送りし続けると、悪しき慣習がはびこりやすくなる。刷新意識を持つ後任の起用はコンプライアンス面でも意味が大きい」(宗澤氏)

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