達人のメール術 5分以内で書く、「~の件」はNG『伝わるメール術』 平野友朗氏

メール術を磨けば、仕事がはかどるはず。写真はイメージ=PIXTA
メール術を磨けば、仕事がはかどるはず。写真はイメージ=PIXTA

社内の連絡手段としてチャットツールが台頭しつつあるが、多くの会社で電子メールはまだコミュニケーションの柱だ。ただ、よくお世話になる割に使い方がつたない人も少なくない。『伝わるメール術』(技術評論社)を書いた平野友朗氏は「手っ取り早く生産性を上げたいなら、メールのスキルアップが一番」と説く。業務の効率を上げるメールテクニックを聞いた。

時短、ひな型活用から

効率を上げたいなら、メールに費やす時間は減らしたいところだ。平野氏は「所要時間のイメージを持つのが効果的。目標は1通あたり1分」と話す。いきなり1分は難しいかもしれないが、「15分はかけすぎ」なのだそうだ。よほど込み入った事情でもない限り、「せいぜい5分以内で書き終えたい」(平野氏)。

1通5分なら1時間で12通はこなせる。1通10分で12通の場合に比べ、1時間も浮く計算だ。倍の時間をかけて効果が倍になるわけではないだろうから、やはり時短効果は大きい。まずは1通5分を目指してみたい。

では、どうすれば時間を短縮できるのだろう。「型」を最大限に活用するのが平野式だ。型とは通常メールでよく使う書式、テンプレートのことだ。ビジネスメールの多くは形式が似ている。過去のメールをひな型にして、用件部分を書き換えれば用が足りる。「いつも最初から書き起こすのは無駄。テンプレートの活用は時間短縮の基本だ」と平野氏は話す。

これなら全体の構成に悩む必要もない。「起承転結のようなストーリーはいらない。最初に最も重要な用件を伝え、続く部分で理由や事情を説明する形式が使い勝手に優れている」(平野氏)。分量は1スクロールで主な用件が伝わる程度が目安。凝った表現をしようとせず、誰にでも分かる言葉で誤解されにくい書き方を心がけるのが基本だ。

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