確実に自分時間をつくる 2019年手帳使いこなしテク

日経ウーマン

【レフト手帳】やり忘れなどのミスをなくしたい!

【どんな手帳?】左が1週間分の日付入りの書き込み欄、右がノートになった手帳は、各手帳メーカーが「今、売れている」と太鼓判を押す、万人に使いやすい手帳。1週間の書き込みスペースが広く、ノート代わりに使いたい人に人気。

ウイークリー

【ウイークリー】(上写真)メモをたくさん書けるが、仕事で使う場合は「社内のことのみを書く」と決め、社外の人との打ち合わせでは開かないようにすると、見られていいか悪いかを気にせずに書ける。

【マンスリー】(下写真)アポイントなどのスケジュールは、すべてマンスリーページに記入し、社外の人の前で予定調整するときは、マンスリーのみを開こう。

マンスリー
<テク1>予定と一緒にTO DOリストを作っておく

時間と予定を書くだけでなく、それに紐づくTO DOを、チェックボックス付きで書いておく。会議室の予約など、忘れがちな小さなタスクも。

<テク2>前日までの確認案件は矢印で明確に示す

TO DO自体は「17日」の案件に紐づいていても、前日までに終わらせなければいけない準備は、矢印で分かりやすく「16日」に紐づけて、やり忘れを防止。

<テク3>ノートページの半分に 派生したTO DO欄を

右のノートページには、その週の打ち合わせなどの議事録などを。その際に、縦に2等分するように線を引き、右に、話し合いで派生したTO DOを書こう。

<テク4>打ち合わせ前に議題を書き出しておく

打ち合わせや会議の前に、議題をノートページの左半分に書き出しておくと、自分の意見を事前に準備でき、より建設的な話し合いをできるようになる。

<テク5>四角くブロックし、作業時間を確保

アポイントや会議など、時間が決まった予定で埋めてしまいがちなスケジュール。考えたり、PC作業したりするための時間は、色ペンでブロックしておく。

■付箋タイプのメモで“転記ミス”を防止
MD付せん紙〈A7〉無罫 700円/ デザインフィル
仕事で手帳を使う際に、起こりがちなのが転記ミス。付箋になったメモパッドを日常使いし、転記せずにそのまま手帳に貼ろう。

【バーチカル手帳】予定に追われず自分の時間も確保したい!

【どんな手帳?】見開き1週間。1日ごとに、縦に時間軸になっており、予定を時間単位で管理しやすい。1日の時間の使い方が見える化できるので、予定がたくさん入る人だけでなく、時間の使い方がうまくなりたい人に人気。

<テク1>定時に線を引き、退社目標を明確に

時間があるから…と、ついつい残業してしまう人は、退社時間を意識して仕事できるように、1週間の初めに、「定時」に定規で線を引く。実際にその時間に帰れなくても、仕事を終わらせる意識が高まる。

<テク2>プライベートのやりたいことも予定に

読書や勉強など、後回しになってしまいがちな自分の時間も、時間軸で予定として書き込んでしまうことで、実現しやすくなる。疲れているときは、あえて「ゆっくり休む」時間を、週の真ん中に予定して。

<テク3>自分の時間にやることをリストにしておく

ただ「読書タイム」をスケジュールに入れるだけでなく、その時間に読みたい本を欄外にリスト化しておくなど、その週の「自分時間」に行うことを具体的に書き出しておくと、時間を有効活用できる。

<テク4>余裕があるか忙しいか1日の状況を書く

仕事の予定について、1週間の始まりに、1日のスケジュール欄の一番上に、忙しさの状況を書いておく。比較的余裕がある日が見つかったら、ゆっくり話したい同僚や先輩などとランチといった予定を入れても◎!

<テク5>タスクに必要な時間の予測を書いておく

資料作成など、時間があるだけ頑張ってしまいがちな仕事ほど、終わりの時間を自分で決めて予定してしまう。実際にかかった時間を書き込んでおくことで、同様の作業の予定を立てるときの参考に。

<テク6>延長しそうな予定は破線で時間をブロック

時間軸に記入するときは、「延長してしまうかも」「移動に結構かかる」といった、事前に予定されている以上に必要となる可能性がある時間を破線でブロック。予定が押して、スケジュールが破綻するのを防ぐ。

■日の長さが視覚化された手帳で、夜の予定を決める
日の長さを感じる手帳〈B6〉1800円/デザインフィル
新発売された日の出と日の入りが色で示された手帳。日が長いからランニングに行こう、ビアガーデンに行きたいなど、ワクワクする予定を立てたくなる。
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