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確実に自分時間をつくる 2019年手帳使いこなしテク

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NIKKEI STYLE

日経ウーマン

2019年こそ、手帳を使いこなしたい! それなら、解決したい悩みに合わせて手帳を選んでみよう。マンスリーやウイークリー、バーチカルやガンチャートなど、タイプ別手帳の解説と、使いこなしテクを紹介します。

【マンスリー手帳】スケジュールに余裕を持って進めたい!

【どんな手帳?】見開き1カ月のカレンダータイプ。1カ月の予定を俯瞰して見られる、最も人気の高い手帳。スケジュールページが12見開きで完結するため、軽くて持ち運びに便利な点も人気。巻末のノートページが多いタイプのものも。

<テク1>休日をペンで囲み、営業日を見える化

締め切りまでの日数をマスの数で視覚的に捉えるため、土日を挟むと余裕があると錯覚しがち。休みの日を蛍光ペンで囲み、営業日を分かりやすくしよう。

<テク2>実際の締め切りの数日前にMY締め切りを

締め切りなどのスケジュール管理は、甘く見積もってしまいがち。実際の締め切りの2~3日前を目標とする「MY締め切り」をつくって、手帳に記入しよう。

<テク3>「頑張るDAY」で他の予定をブロック

頼まれ事を引き受けすぎて、スケジュールが乱れがちなら、重要な締め切り前に1日「頑張るDAY」を決め、他の予定が入らないようにブロックを。

<テク4>平日夜の予定は色で囲んで目立たせる

夜の予定を手帳に目立たせて書き込むことで、「残業できない日」を意識。締め切りまでの残り時間の"短さ"が見える化され、効率を考えるのに役立つ。

<テク5>上司の不在は予定に書き込んでおく

相談が必要だったり、承認をもらったり…。そんな上司の不在で、作業がストップすることも! 確認作業が必要な仕事は、上司など相手の予定も記入を。

<テク6>「○日まで」の期限に締め切り時間を設定

「○日中」と、時間指定がない仕事でも、上司などに「何時までが理想ですか?」と聞き、時間を設定。締め切り時間を明記することで、守る意識が高まる。

休日の予定は付箋でさりげなく隠して


 仕事の場で開いたときに、休日の予定も丸見えになるのが難点のマンスリー手帳。マスにぴったりの付箋を貼って、人から読めないようにすると安心。

【レフト手帳】やり忘れなどのミスをなくしたい!

【どんな手帳?】左が1週間分の日付入りの書き込み欄、右がノートになった手帳は、各手帳メーカーが「今、売れている」と太鼓判を押す、万人に使いやすい手帳。1週間の書き込みスペースが広く、ノート代わりに使いたい人に人気。

【ウイークリー】(上写真)メモをたくさん書けるが、仕事で使う場合は「社内のことのみを書く」と決め、社外の人との打ち合わせでは開かないようにすると、見られていいか悪いかを気にせずに書ける。

【マンスリー】(下写真)アポイントなどのスケジュールは、すべてマンスリーページに記入し、社外の人の前で予定調整するときは、マンスリーのみを開こう。

<テク1>予定と一緒にTO DOリストを作っておく

時間と予定を書くだけでなく、それに紐づくTO DOを、チェックボックス付きで書いておく。会議室の予約など、忘れがちな小さなタスクも。

<テク2>前日までの確認案件は矢印で明確に示す

TO DO自体は「17日」の案件に紐づいていても、前日までに終わらせなければいけない準備は、矢印で分かりやすく「16日」に紐づけて、やり忘れを防止。

<テク3>ノートページの半分に 派生したTO DO欄を

右のノートページには、その週の打ち合わせなどの議事録などを。その際に、縦に2等分するように線を引き、右に、話し合いで派生したTO DOを書こう。

<テク4>打ち合わせ前に議題を書き出しておく

打ち合わせや会議の前に、議題をノートページの左半分に書き出しておくと、自分の意見を事前に準備でき、より建設的な話し合いをできるようになる。

<テク5>四角くブロックし、作業時間を確保

アポイントや会議など、時間が決まった予定で埋めてしまいがちなスケジュール。考えたり、PC作業したりするための時間は、色ペンでブロックしておく。

付箋タイプのメモで"転記ミス"を防止


 仕事で手帳を使う際に、起こりがちなのが転記ミス。付箋になったメモパッドを日常使いし、転記せずにそのまま手帳に貼ろう。

【バーチカル手帳】予定に追われず自分の時間も確保したい!

【どんな手帳?】見開き1週間。1日ごとに、縦に時間軸になっており、予定を時間単位で管理しやすい。1日の時間の使い方が見える化できるので、予定がたくさん入る人だけでなく、時間の使い方がうまくなりたい人に人気。

<テク1>定時に線を引き、退社目標を明確に

時間があるから…と、ついつい残業してしまう人は、退社時間を意識して仕事できるように、1週間の初めに、「定時」に定規で線を引く。実際にその時間に帰れなくても、仕事を終わらせる意識が高まる。

<テク2>プライベートのやりたいことも予定に

読書や勉強など、後回しになってしまいがちな自分の時間も、時間軸で予定として書き込んでしまうことで、実現しやすくなる。疲れているときは、あえて「ゆっくり休む」時間を、週の真ん中に予定して。

<テク3>自分の時間にやることをリストにしておく

ただ「読書タイム」をスケジュールに入れるだけでなく、その時間に読みたい本を欄外にリスト化しておくなど、その週の「自分時間」に行うことを具体的に書き出しておくと、時間を有効活用できる。

<テク4>余裕があるか忙しいか1日の状況を書く

仕事の予定について、1週間の始まりに、1日のスケジュール欄の一番上に、忙しさの状況を書いておく。比較的余裕がある日が見つかったら、ゆっくり話したい同僚や先輩などとランチといった予定を入れても◎!

<テク5>タスクに必要な時間の予測を書いておく

資料作成など、時間があるだけ頑張ってしまいがちな仕事ほど、終わりの時間を自分で決めて予定してしまう。実際にかかった時間を書き込んでおくことで、同様の作業の予定を立てるときの参考に。

<テク6>延長しそうな予定は破線で時間をブロック

時間軸に記入するときは、「延長してしまうかも」「移動に結構かかる」といった、事前に予定されている以上に必要となる可能性がある時間を破線でブロック。予定が押して、スケジュールが破綻するのを防ぐ。

日の長さが視覚化された手帳で、夜の予定を決める


 新発売された日の出と日の入りが色で示された手帳。日が長いからランニングに行こう、ビアガーデンに行きたいなど、ワクワクする予定を立てたくなる。

【ガントチャート手帳】仕事と家庭とを上手に両立したい!

【どんな手帳?】見開き1カ月で、横に日付が並ぶ手帳。縦に複数の"プロジェクト"を書き込めるようになっており、それぞれの流れを比較しながら書ける。仕事で流れの違う作業を複数管理する人や、仕事と家庭とを両立する女性に人気。

【ガントチャート】(上写真)

スケジュールを書き込むだけでなく、毎日ルーティン化したいことを、できた日だけ○をつけたり、体重の折れ線グラフを書いたりする使い方も。

【マンスリー】(下写真)

アポイントなど、時間が決まった予定が埋もれがちなガントチャートは、予定をマンスリーの書き込みページで管理するのが必須。

<テク1>プロジェクトやメンバーの予定を個別に

手がける仕事の"構成要素"を分けて、1つずつ項目にする。1つのプロジェクトに1項目充てるのはもちろん、上司やメンバーの予定の項目も作ると、どの時期に、何の仕事が回ってきそうか予測しやすい。

<テク2>家族の予定を1人ずつ書き込む欄を設ける

夫や子供、あるいは同居の両親など、家族の予定を1人ずつ書いておく。家の予定と仕事とを見比べながら、予定を調整したり、家のことを家族とやりくりしたり、ヘルプを頼んだりと、備えやすくなる。

<テク3>仕事の予定の上にプライベートの予定を

プライベートの予定のなかから、仕事の予定を立てるのに必要な内容だけを、上のカレンダー部分の余白に、ざっくりと書いておく。何度も全体を見渡す必要がなくなり、スケジュール管理をしやすくなる。

<テク4>定時に帰る必要がある日は「残業不可」と明記

夫が不在で、子供のお迎えに行かなければならないなど、絶対に定時で帰る必要がある日は、予定を書き込むのでなく、「残業不可」と明記してしまうほうが、長引きそうな予定をブロックする意識が高まる。

<テク5>自分の予定欄を作り、楽しい予定を積極的に

自分の時間を犠牲にしがちな人は、一番下に「MYプライベート」欄を。最初にアフター6や休日に入る、動かせない予定を書き込み、空白となった日に、ピンクで楽しい予定を入れるように心がけてみて。

スリムなガントチャートが登場! 女性のニーズが上昇中!?


 ガントチャートは、プロジェクト管理に使う印象が強かったが、ワーキングマザーが仕事と家庭の両立に使う例が見られるように。女性用の商品も新登場。

(文 日経WOMAN編集部、写真 スタジオキャスパー)

[日経ウーマン 2018年11月号の記事を再構成]

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