駆け出し営業支えるノート活用　商談成功5つのルール

毎日たくさんのお客様と会っている営業女子は、どんなノートを使っているのでしょうか？ 営業職に就いて2カ月、50社ほどの顧客を抱えているという青山さんにお話を伺いました。営業ならではの、ノートを活用したお客様とのコミュニケーションの取り方とは？

世界的なIT企業・日本オラクルの営業として働く青山さん。念願だった営業へ異動して2カ月目です。担当企業は官公庁を中心に50社ほど。2～3年がかりで、システムの提案から納品まで行います。

「前の部署の時もノートを使っていましたが、営業になってからは書く機会がとても増えました。2カ月で、もう3冊目です」

さて、青山さんは、どのようなノートの使い方をしているのでしょうか。

商談の内容、提案のアイデア、先輩からのアドバイスなど、さまざまなことが書かれている青山さんのノート。とにかく「何でも書き込む」ことを心掛けているのだそうです。

「営業になったばかりで分からないことが多く、先輩方から教わることもたくさんあります。『自分の営業スタイル』だなんてまだまだ出来上がっていないので、今はとにかく何でも書き残しておくようにしています」

ノートへのこだわりを伺ってみると……。

「ノートは会社の支給品なんです。もっと自分に合ったものがあるかもしれないのですが、今はノート選びにまで時間を使う余裕がなくて……。営業として一人前になるまでは、今のノートを使い続けると思います」

それでは、ノートの中身を詳しく見せていただきましょう。

まず見せていただいたページでは、1、2……と番号が振られている箇所がありました。これは何のことでしょう？

「これは、商談中ではなく商談前のメモです。ヒアリングしたい内容に漏れがないように、1、2、3、4……と番号順に質問内容を書き出し、その答えを書くスペースを取っておきます」。番号を振っているので、商談の流れをシミュレーションすることにも役立ちます。商談中に聞いた内容は、順に書き足していきます。

「特にこの時は、初めてお会いするお客様だったため聞きたいことがたくさんあり、また、初めてだからこそ緊張することも分かっていた」と青山さん。この方法をとることで、安心して商談に臨めるそうです。

事前に質問内容をノート上で準備しておき、その答えを書くスペースも設けておくことで、商談をスムーズに進められるのですね。

青山さんのノートは、文字ばかりでなく、図が描かれているのも特徴的です。

「商談中に、その場で簡単な図を描くこともあります。この時は、お客様がどんなシステムを望んでいらっしゃるのかを知りたくて、図にしてみました」と、青山さんは、図をコミュニケーションツールとして活用しているそう。

「システムは目に見えないものなので、どうしても抽象的な話になってしまいます。ただ、言葉だけでやり取りをしていると、いつの間にかお互いのイメージがズレていた……ということにもなりかねません。ですから、図で目に見える形で示して、お客様と共通認識を持っているかをきちんと確認することはとても大事だと思います」

「それから、スケジュールも横軸の図を使って『見える化』をするように心掛けています。システムは数年がかりでつくっていくものなので、少しでもつまずくと納期が大幅に遅れてしまいます。そうならないように、お客様が望んでいるスケジュールをしっかり聞き、こちらからは現実的なスケジュールをご提案します。その際、『3カ月後』『半年後』『1年後』などと時系列でノートに書き込み、お客様と共有しています」

日々、お客様とイメージを擦り合わせることを意識していたおかげで、プレゼンを行った際に「理想的な提案だったよ」といううれしい声を掛けていただいたこともあったそう。営業活動に、ノートが大きな役割を果たしているようです。

ノートを見返すことも多いという青山さんが愛用しているのは、4色ペン。普段は黒色か青色でメモを取り、大切なことは赤色、分からない単語や疑問点は緑色――などと色分けを行い、メモにとった内容を簡単に識別できるようにしています。

「厳密なルールにはしていませんが、『大事な部分は赤』ということだけは決めています。商談の前に前回の商談ノートを必ず見るようにしており、そのときに必要になりそうな箇所を赤でマーキングして、さっと振り返ることができます」

青山さんの部署では、商談はすべて議事録にまとめ、部内で共有することになっています。議事録はパソコンで作成するそうですが、それなら商談時に、ノートではなくパソコンでメモを取るほうが効率的なのでは？

「ノートパソコンを持って打ち合わせをするお客様がほとんどいらっしゃらないので、私もパソコンは使わないようにしているんです。それに、やはりノートのほうが相手の顔を見てしっかり話せる気がします」

また、中部・北陸地域も担当しているということで、出張の機会も多いとのこと。出先で気軽にメモを取るのはノートが便利なのだそうです。

「ノートに書いて、それをパソコンで議事録にまとめる、というのは確かに二度手間なのですが、今の私には必要なことだと思っています。自分の手を動かしてメモを取り、それを読み返してまとめ直すことで、記憶が定着するんです。覚えづらい細かな数字も頭に残るんですよ。まだまだ勉強することが多いですから、しばらくはこの方法を続けるつもりです」

商談メモの最後には「感じたこと」という欄もありました。

「その日のうちに、商談の所感を書くようにしています。お客様が何か具体的な言葉を発したわけでなくても、その場の雰囲気から感じることがあるんですよね。今はとにかく細かく報告をするように心掛けているので、ささいなことであってもとにかく書いておくようにしています。所感を読んだ先輩からアドバイスをいただいたこともあります」

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営業になって2カ月。営業という仕事の難しさを日々感じているそうですが、「もともと人と話すことが好きなので」と楽しみながら取り組んでいる青山さん。そのノートには、2カ月間の営業活動のすべてが詰まっていました。キャリアを重ねるにつれて、きっとノートの使い方も変わっていくのでしょう。営業職でなくても、まねしたいと思えるポイントが満載でした。

（ライター　藪内久美子、写真　清水知恵子）

［nikkei WOMAN Online 2018年8月27日付記事を再構成］