WOMAN SMART

オトナのスキルアップ入門

マネしたくなるノート術 記事録・アイデアメモの極意

日経ウーマンオンライン

2018/9/20

【ケース5 1冊ですべてが分かる情報まとめノート(28歳、情報処理・サービス、管理職)】

会議や研修のメモを書いている、ほぼ日手帳のデイリーページ

ノートの種類:ほぼ日手帳、MDノート

略地図やフロー図などが書きやすい方眼ノートを愛用しています。ほぼ日手帳をメインで使い、スペースが足りないときやまとまったプロジェクトのときにMDノートを使います。

私のノート術:埋もれそうな情報はプリントアウトしてノートに貼り付け

ほぼ日手帳のウイークリーページには支出を記載するなど、手帳をノートとしてフル活用

デイリーページにはスケジュールやTO DO、会議や研修のメモを記載しています。ウイークリーページには支出を記載し、空いているページにはMy Wish List、マンスリーページには一目で分かるようにスケジュールを書いたり、一言メモを書いたりしています。毎日400通ものメールが飛び交う部門で働いているため、埋もれそうな情報をプリントし、ノートに貼り付けています。

【ケース6 カラフルな表紙に心ときめく営業用ノート(38歳、商社、営業)】

6年愛用しているA5サイズのノート

ノートの種類:マインドウェイブのA5ノート

マインドウェイブという文具メーカーのA5サイズノート「La Dolce Vita」を6年ほど使用しています。持ち運びに便利で営業時にメモしやすいサイズ感と、何種類もある表紙の柄が気に入っています。

私のノート術:仕事の備忘録として「何でも時系列」で記載

何でも時系列に書き込む

仕事の備忘録として使用しています。問い合わせのメモやTO DOリスト、セミナーや会議の議事録、業務上思い付いたことなど、何でも時系列で記載することで、いつどんな内容をお客様と話したか探しやすくなりました。記入した日付はノート内ページ左上、お客様名を左側に、案件が終わったら赤ペンでチェックを入れるようにしています。

■アイデア満載! 今日から使えるノウハウまとめ

最後に紹介するのは、ノートに関するさまざまなノウハウ。ノートの分類方法や、分かりやすいマークの付け方、付箋の活用法など、すぐに使えるアイデアをお届けします。

◆ インデックスシールを使い、自分辞典を作っています。トラブルが起きたときにどのように対応して、その結果どうだったか、今後はどのようにしたほうがいいかを書いておき、似たような事例があったときに参照しています。また仕事に関する頻出ワードはすぐに引けるように50音順で整理しています。どんな質問にもある程度の裏付けを持って答えられますし、過去の事例を問われたときもきちんと回答できるので、周りからの信用度が上がった気がします。(37歳、医療福祉関連、専門職)

◆ 過去・現在・未来を1冊ずつノートにまとめて管理しています。1冊目は過去の商談内容を細かく記載するノート。2冊目は現在の目標や、今起きている問題を書いて明確化するためのノート。3冊目は将来商談するための顧客情報を書き込むノートです。(26歳、商社・卸・流通・小売り、営業)

◆ 毎週行われるミーティングで議事録を取っています。箇条書きで社内の連絡事項やトピックスなどを記入し、具体的な業務指示などやらなくてはいけない項目には★印を付けて分かりやすくしています。(28歳、IT・通信、営業事務)

◆ 箇条書きのメモをクリップで留めてしばらくキープし、その後も参考になりそうなものはノートに写したり、貼り付けたりしています。職場全体で閲覧するファイルにも参考になりそうなメモを貼ったところ、とても好評でした。(37歳、医療福祉関連、専門職)

◆ 打ち合わせ中、バインダーに挟んだA4サイズのノートにメモを書き、後日パソコンで清書したものを関係者に送っています。無地のノートなのでケイ線を気にせず、矢印や表を素早く書き写せます。また、ウイークリーのノートに書いた「やることリスト」は1週間ごとに見直し、金曜日に残業して終わらせるか翌週に繰り越すか検討します。(28歳、公益法人、経理)

◆ 作業プロセスなどを確認したメールをプリントしてノートに貼り、いつでも見られるようにしています。(33歳、製造業、専門職)

◆ もともとまとめてあったところに追記するときや、ノートにスペースがないとき、ノートを持っていなかったときは付箋を使っています。付箋はページ間の移動ができるので便利です!(36歳、製造業、研究開発)

◆ 勉強したことや、本を読んでいて「これは使える!」と思ったことをどんどんノートに書き込むようにしています。頭の中で考えているだけだと思考が迷走してしまいますが、イメージを書き出すと考えがまとまったり、いい案が思い浮かんだりします。(31歳、教育、専門職)

◆ ミーティング後、PCで管理しているタスクスケジューラーに転記するため、議事録を取るとき自分のタスクになるものに☆印を付けています。(38歳、IT・通信、SE)

パソコンで情報をまとめるのも便利ですが、紙のノートだからこそ生まれたアイデアや企画案が多数あるようです。目に見える形で残るため達成感を得られるのもノートの魅力の一つ。既にノートを使っている人も、これから自分らしいノートを作る人も、こうしたノート術を参考にしてみてくださいね。

(ライター 華井由利奈、写真 日経ウーマンオンライン読者提供)

[nikkei WOMAN Online 2018年8月22日付記事を再構成]

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