仕切り役はロボットのクマ ムダの多い会議が大変革新日鉄住金ソリューションズ「チタン女子」(下)

会議効率化に使用されたロボットのクマ「営女 くま」(写真:吉村永、以下同)
会議効率化に使用されたロボットのクマ「営女 くま」(写真:吉村永、以下同)

社内で少数派の女性営業職(エイジョ)が長く働き続けるために取り組んだもう一つの実証実験が、「実験!会議室」。見た目もかわいいくまのロボットを使い、業務全体の6割を占める会議時間の削減を試みました。はたして、その効果は? 上編の「仮想通貨で褒め合う? 営業女性の発明で前向き職場に」に引き続き、「エイジョカレッジサミット2017」で大賞に輝いた新日鉄住金ソリューションズのエイジョ「チタン女子」の取り組みを紹介します。

一番ムダに感じるのは会議時間

白河桃子さん(以下敬称略) 前回お聞きした仮想通貨のシステムで今回の大賞を受賞されましたが、もう一つの実験も私には非常に光って見えた企画でした。商品化も視野にいれているのかなと思いましたね。くまのぬいぐるみが会議のファシリテーション(円滑な進行を促す)をする。なぜ、このかわいらしい「くまちゃん」を使った会議改革を思いついたのでしょう?

産業・流通ソリューション事業本部流通・サービスソリューション事業部営業第三部の諸信慧さん

諸信慧さん(以下、敬称略) これは女性に限らずですが、営業は顧客からの提案依頼、急な障害対応、契約業務、調整ごとや会議、メールの返信とやるべき仕事が満載です。移動も頻繁にあり、とにかく忙しい。そんななか、5年後、10年後も働き続けることができるのか、という不安がありました。営業のなかで、女性は少数派ですし、上に行けば行くほど少なくなっていく。結婚し、子どもができても、今のような働き方を続けられるのか。続けるためには、どうしたらいいかというところから、スタートしました。

アウトプットの質を落とさずに業務を効率化するためにはどうしたらいいかということで、改めて仕事内容を棚卸ししてみた。すると、一番無駄な時間は会議だよね、ということになりました。客先での打ち合わせも含め、会議が業務時間全体の6割を占めていました。

白河桃子さん

白河 なるほど、まずは無駄な会議時間を減らそうということで、このくまのロボットが誕生したわけですね。

諸 はい。「営女 くま」と名付けています。一応、社員1級という設定です。市販されている、音に合わせて動くぬいぐるみに、弊社のシステムエンジニア(SE)が開発したソフトをつなげたシステムです。

主な機能として、音声案内で「終了時間、終了条件の設定・周知」「発言が多すぎる人の抑制、または少なすぎる人の発言を促す」「会議の最後にまとめを行う人をランダムに指名する」などがあります。それと見た目もかわいいので、会議の場にくまのロボットがいるだけで話のネタになるし、雰囲気が和みます。

会議に関しては大きく2つ、もったいないなと思うことがありました。1つはせっかくいい意見を持っているにもかかわらず、その場の空気で発言できない。例えば部長が隣にいるから、遠慮して発言を控えようと思ってしまう。2つめは結論のないまま終わる。長時間話し合ったのに、「あれっ、今日はなんのために集まったんだっけ?」というようなことがありました。それらがなくなるように、というのが「くまちゃん」を導入した目的です。