メールを10分早く書く 単語登録でじぶん働き方改革
最近はプライベートではPCを使わずにほとんどスマートフォン(スマホ)を利用する方が増えていて、タッチタイピングに苦手意識がある方も多いと聞きます。それでもやはり、ビジネスの場で使うのはPCだという方は、頭の中で浮かんだ文字とほぼ同じようなスピードでタイピングできれば、積もり積もれば大きな時間短縮につながります。最初は時間がかかっても、何も考えずにタイピングできるようになるよう練習しましょう。移動時間にスマホも活用する方は、画面上で指を滑らせて入力する「フリック入力」もマスターしましょう。
既に工夫している方も多いかと思いますが、タッチタイピングやスマホのフリック入力を早くするための学習ソフトやアプリなどを使い練習するのをおすすめします。私の場合はゲーム感覚で学べるアプリでフリック入力を早い段階で練習したおかげで、電車移動中のメール返信に抵抗がなくなりました。長いメールを書く必要がありPCを使いたい場合や、原稿の執筆も、移動中に骨子だけは自分に携帯でメールを送り、後でPCを開けた時にコピペして肉付けして仕上げメールをする、という合わせ技でスピードも上がりました。
タイピング練習のソフトは検索するとたくさんあるので、自分に合ったものを見つけてみましょう。
・PCのブラインドタッチ:P検(ウェブ上で練習可能)
・スマホのフリック入力:フリック ファン!(iPhone版・Android版、共に無料)
よく使う文言は自動化する
PCの「辞書登録」や「ユーザー辞書」機能を活用してスピードアップを図りましょう。短い単語だけ登録する人も多いのですが、例えば「いつも」と入れると「いつもお世話になっております。株式会社○○の××です」といったように簡単な文章も登録できる機能もあるものが多いです。「辞書登録」「ユーザー辞書」のキーワードで検索してやり方を調べ、試してみるのをおすすめします。
ちなみに私はTextExpanderというMacで使えるソフトを活用しており、
「今後ともよろしくお願い致します」
「ご検討のほど、どうぞよろしくお願い致します」
「またお目にかかれますことを楽しみにしております」
といった挨拶の他に、講演、研修依頼のメールが届いたときのテンプレートも自動化しています。
例えば毎回聞くことになる次のようなことを、キーワード「koushi」と打てばすぐに文章が出るよう、システム化しています。
・事前に送付いただきたいもの(申込者属性など)
・当日準備していただきたいもの(ホワイトボード、クリッカーなど)
・注意事項
他には、次のものも登録しています。
・謝礼振込先の口座番号
・署名
・会社の住所と行き先案内
・打ち合わせや待ち合わせでよく使う場所
会社の規定によっては勝手にソフトをダウンロードできない環境にあるかもしれませんが、その場合はPCにもともと入っている辞書機能の活用に加え、テキストファイルなどによく使う文章をまとめておき、すぐにコピペできるようにしておくという工夫をするだけでもかなりのスピードアップにつながります。
マウスを使わずショートカットキーで済ませる
マウスを使って「コピー」「貼り付け」という作業をまだしているのなら、今すぐショートカットキーを覚えて活用するようにしましょう。最低限でも以下のキーは活用しておくと、すぐにスピードアップを実感できます。
● Ctrlキー+C(コピー)
● Ctrlキー+V(貼り付け)
● Ctrlキー+S(保存)
● Ctrlキー+P(印刷)
● Ctrlキー+Z(元に戻す)
※Macの場合は「Ctrlキー」ではなく「commandキー」
まずはよく使う文章をピックアップしてみよう
今回紹介した手法は一見地味ですが、このちょっとした工夫だけで時間短縮になり、1週間や1カ月の単位で考えるとかなりの時間を有効活用できます。
まずは今回出した例を参考に、皆さんが普段よく使っている文章、質問項目など、「毎回これを書いてるけど、いつも二度手間になっているな」「面倒臭いと思いつつ繰り返しているな」「過去メールをいつも探して、文面を探している時間がムダだな」と思ったことからピックアップしてみましょう。
作業の洗い出しをしていくと、「よく使う文章」だけでなく「よく聞かれる質問」もたくさんあることに気付くと思います。
今回のまとめ
メールの時間短縮のための方法を述べましたが、ポイントは3つです。
1.伝えたいことを簡潔にまとめるスキルを磨こう
(何がどうした、何をしてほしいを明確に)
2.タイピングのスピードアップを図ろう
(練習ソフトを活用する、ショートカットを活用する)
3.よく使う文言をテンプレート化しよう
(繰り返しているムダ作業を思い出し、コピペで使えるようにしていく)
これらは一見小手先のスキルの話のように思えるかもしれませんが、違います。日々の細かい時間を短縮する行為は、自分が何を大切に思い、何を残し、何をやめるかを日々極めていくということにつながるのです。
私は仕事が長引く大きな要因は、「決めグセ」が付けられていないことにあると考えています。
メールを書くのに時間がかかる人は「相手からどういう答えを引き出せばいいか」を決めていません。「いつも同じことを調べているな」「いつもこの作業に時間がかかるな」と言いつつ、なんとなく時間がかかる作業を繰り返している人は、自分の仕事内容を改善しよう! と決めていません。
毎日の出来事の意味を一つひとつ、「やる!」と決めてやるか、なんとなく過ごすかで、1日の達成感と充実感がまるで変わってくるのにもったいないなあ、と思うのです。
決める事を先送りにしていると、いつまでたっても終わらないし、終わらない状態が当たり前となり疑問すら持たないようになります。まずは小さなことからでいいので、すぐに決めるクセ付けをしていきましょう。たとえその決断が間違いでも決断するという力は確実につきます。積み重ねれば判断力自体の精度も向上し、メールだけでなく、仕事全体にかかる時間も短縮できるようになりますよ。
株式会社 朝6時 代表取締役。慶應義塾大学総合政策学部卒業。外食企業、外資系戦略コンサルティング会社を経て現職。企業や自治体の朝イチ仕事改善、生産性向上の仕組みを構築している他、「働き方改革プロジェクト」「女性活躍推進プロジェクト」など、ミドルマネジメント戦力化のためのコンサルティングや研修を行っている。「絶対! 伝わる図解」(朝日新聞出版)、「朝活手帳」(ディスカヴァー21)など著書多数。
[nikkei WOMAN Online 2018年5月9日付記事を再構成]
ワークスタイルや暮らし・家計管理に役立つノウハウなどをまとめています。
※ NIKKEI STYLE は2023年にリニューアルしました。これまでに公開したコンテンツのほとんどは日経電子版などで引き続きご覧いただけます。