WOMAN SMART

オトナのスキルアップ入門

メールを10分早く書く 単語登録でじぶん働き方改革

日経ウーマンオンライン

2018/6/12

メールはツール活用でもっと効率化できる(写真はイメージ=PIXTA)
日経ウーマンオンライン

 最近はプライベートではPCを使わずにほとんどスマートフォン(スマホ)を利用する方が増えていて、タッチタイピングに苦手意識がある方も多いと聞きます。それでもやはり、ビジネスの場で使うのはPCだという方は、頭の中で浮かんだ文字とほぼ同じようなスピードでタイピングできれば、積もり積もれば大きな時間短縮につながります。最初は時間がかかっても、何も考えずにタイピングできるようになるよう練習しましょう。移動時間にスマホも活用する方は、画面上で指を滑らせて入力する「フリック入力」もマスターしましょう。

 既に工夫している方も多いかと思いますが、タッチタイピングやスマホのフリック入力を早くするための学習ソフトやアプリなどを使い練習するのをおすすめします。私の場合はゲーム感覚で学べるアプリでフリック入力を早い段階で練習したおかげで、電車移動中のメール返信に抵抗がなくなりました。長いメールを書く必要がありPCを使いたい場合や、原稿の執筆も、移動中に骨子だけは自分に携帯でメールを送り、後でPCを開けた時にコピペして肉付けして仕上げメールをする、という合わせ技でスピードも上がりました。

 タイピング練習のソフトは検索するとたくさんあるので、自分に合ったものを見つけてみましょう。

<タイピング練習のソフトの一例>
・PCのブラインドタッチ:P検(ウェブ上で練習可能)
・スマホのフリック入力:フリック ファン!(iPhone版・Android版、共に無料)

■よく使う文言は自動化する

 PCの「辞書登録」や「ユーザー辞書」機能を活用してスピードアップを図りましょう。短い単語だけ登録する人も多いのですが、例えば「いつも」と入れると「いつもお世話になっております。株式会社○○の××です」といったように簡単な文章も登録できる機能もあるものが多いです。「辞書登録」「ユーザー辞書」のキーワードで検索してやり方を調べ、試してみるのをおすすめします。

 ちなみに私はTextExpanderというMacで使えるソフトを活用しており、

「今後ともよろしくお願い致します」

「ご検討のほど、どうぞよろしくお願い致します」

「またお目にかかれますことを楽しみにしております」

といった挨拶の他に、講演、研修依頼のメールが届いたときのテンプレートも自動化しています。

WOMAN SMART新着記事

おすすめの連載
ライフスタイル
日々の暮らしの悩みを解決
ビューティー
忙しくても美しい人の秘密
マネー
お金と賢くつきあいたい
オトナのスキルアップ入門
仕事技、いつもレベルアップ
キャリア
自分らしく働く人を応援
DUALプレミアム
働くママ&パパに役立つ
ALL CHANNEL