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オトナのスキルアップ入門

即レスが来るメール術 書き方工夫でじぶん働き方改革

日経ウーマンオンライン

2018/6/5

仕事が速くなって評価されるメールの書き方を教えます(写真はイメージ=PIXTA)
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 働き方改革のコンサルティングを行っている池田千恵さんが、明日からすぐに実践できる仕事術・時間術・コミュニケーション術などを紹介。今回は、基本中の基本、メールの書き方を教えます。返事がなかなか来ないときは、「忙しいのかな」と相手のせいにしてしまいがち。あなたが少し工夫をするだけで、「相手が返事をしやすいメール」のコツを解説します。

■「失礼のないように…」の配慮が分かりにくさの原因に?

 初対面の人、関係性が薄い人、目上の人……。「あ、うん」の呼吸でコミュニケーションを取ることができない相手とのメールは誰でも緊張するものです。さまざまな方面から失礼がないかどうかを考えるため、普段よりも時間がかかってしまうことも多いことでしょう。

 しかし、メールの作成に時間をかければかけるほど、よいものができるとは限りません。丁寧な表現を考えようとすればするほど、回りくどくなってしまうし、何度も読み直し、書き直すから時間がかかってしまう……と悩む方も多いのではないでしょうか。時間をかけて丁寧に書いたメールも、結局相手からの返信が遅かったり、返事がもらえなかったりしてイライラ……ということも多いかもしれません。

 そこで、今回はメールでのやり取りでいかに「じぶん働き方改革」を進めていくかに焦点を当てていきましょう。

■目上の人でもそうでなくても欲しい情報は同じ

 メールでのコミュニケーションの分かりやすさを決定づけるのは「文章の骨格」です。「誰がどうした、何をしたい、ついてはあなたに何をしてほしい」こういった最低限の情報が伝わればいいわけで、枝葉はおまけです。メールを送る目的が分かっていたら、その目的を達成するために必要な項目は目上の相手に対しても、そうでなくても一緒です。

 むしろ、目上の人にこそ、長々とした文面ではなく、要点をきちんと分かりやすくまとめたメールを送る必要があります。なぜなら時間は有限だからです。相手の貴重な時間を奪うことなく、即断即決してすぐに返事がもらえるようなメールの書き方をマスターすれば、おのずと仕事が進むスピードも速くなりますし、相手の時間を尊重することにつながるので評価も上がります。

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