効率的でスマートな時間管理に欠かせないのが、ITツール。ウェブサイトやアプリの開発にも携わってきたプロ2人に、仕事やプライベートで使える「神アプリ」と、その使いこなし術を聞きました。
【Case 1】始業前5～10分のすべきこと整理で、時間のムダをゼロに！
やつづか えりさん（フリーランスライター、編集者）2つのメディア運営やライター業、イベント運営など多方面で活躍するやつづかえりさん。会社員時代の11年間は、主にウェブのシステム構築やサイトのディレクションに携わった。「プロジェクトマネジメントにはタスク管理が必須。個人的にもスケジュールやTO DO管理に関心が高く、時間を効率良く使うためのツールを試してきました。『ほぼ日手帳』に付箋を貼ったこともありますが、10年前からすべてデジタルに」
愛用するアプリ「Todoist」は、タスクを効率良くこなして時間をムダにしないための、頼れる秘書のような存在。仕事中は1時間に1回は見る。「オン・オフ両立のコツは、仕事も家事も、タスクは一元管理すること。Todoistは優先順位を柔軟に変更でき、目の前のすべきことに集中できます」
仕事やプライベートのタスクをまとめて管理できるアプリ。スマホやPCから
タスクの登録や優先順位の変更が簡単にでき、次にやるべきことを常に把握
できる。世界1300万人以上が利用。オフラインでも利用可始業前に→今日のタスクの順番を決める
仕事を始める前にタスクの優先順位を整理。ドラッグして簡単に順番を変えられる。「緊急度の高いタスクを優先します」
仕事だけでなく、買い物などのプライベート、献立作りや掃除などの家事のタスクも、同列で入力する。毎日、毎週など、繰り返し行うタスクの登録もできる。
ひと目で時間の目安が分かるように、時間のラベルをタスクとして作っておくのがやつづかさん流。1日の終わりには「残タスクのリスケ」が日課。
Todoistの使用例。仕事も家事も区別せずに管理すると「し忘れ」がなくなる。時間のラベルをつくっておくと仕事時間短縮になる
ドラッグ操作で、気分に応じてタスクの順番を入れ替えるタスクが終わるごと→終わったタスクをリストから消す
タスクが終わるごとにアプリを開き、リストから消去。全部終わると「完了」画面に。「今日も頑張ったね、とほめられた気がします」
（左）終わったタスクを長押しして右にスワイプするとタスクが消える。（右）全部のタスクが終わったら、メッセージが出るほかにもここが便利
Todoistはパソコンからも利用できる。「パソコン作業中は、タスクを消すのをパソコンで操作します」・気になったウェブページをクリッピング
気になる情報のあるページは、ウェブブラウザから直接Todoistに登録。「後から時間ができたときにまとめて読めて、時間が効率良く使えます」
・買い物メモを日付指定で表示できる
週末になら行ける遠方の専門店で買いたいものは、買い物リストに日付指定で入れる。「週末の『今日のタスク』に表示され、買い忘れがありません」
