文具メーカー女子が伝授 残業ゼロの文具&デスク技

日経ウーマン

(写真:小野さやか)
(写真:小野さやか)
日経ウーマン

サクサク仕事をこなす、文具メーカー勤務の女性たち。秘密は、ファイル整理と楽しく時短できるこだわり文具の選び方にありました。「残業がゼロになる」そのスゴワザを公開!

【机上整理棚を生かし、作業の手順を見える化】

コクヨ マーケティング部 商品企画  山口千佳さん

コクヨ マーケティング部 商品企画(※取材時) 山口千佳さん(36歳)

店舗備品の企画開発を担当する山口千佳さん。書類は作業段階で「その日のTo Do」「進行中」「処理済み」の3つに分けて定位置を決めている。それぞれ異なるファイルに入れることで、ひと目で作業段階が分かる。デスクは机上台にモニターを載せ、キーボードをその下に収納。「書類がサッと広げられます」。1本で2色のインクを使える蛍光ペンや、ノック式テープのりなどの文具でも時短を実現!

机上整理棚を生かし、作業の手順を見える化する

時短デスクワザ(1)その日のTO DOはPCの左脇に置く

1案件を1つのクリアファイルにまとめ、机上整理棚下の空間に収納。「案件名を書いた付箋を貼り、目に付く場所に。1日の仕事量がひと目で分かります」

「Katazuk スライドブックスタンドスリム」3480円/カウネット

時短デスクワザ(2) 作業中のマウス操作もサクサク

手首の疲労を軽減するリストレスト一体型マウスパッドを愛用。「手首をのせるとラクチン。パソコン作業が、サクサクはかどります」

「エレコム マウスパッド」アマゾンで1000円前後で購入

時短デスクワザ(3) 作業中はキーボードを簡単出し入れ

机上台にモニターを載せれば、デスク上のスペースが有効活用できる。「画面の位置が高くなるので、PC作業時の姿勢も良くなりました」

「Katazuk MDF机上台」2980円/カウネット

時短デスクワザ(4) 作業中と後でファイルを替えて保管

作業中の資料はクリアファイルに入れ、机上整理棚へ。作業終了案件ごとに個別フォルダーに入れ替えてデスクの引き出しへ。1年経過したら厚手のバインダーで保存。作業段階で使用ファイルを決め、案件の種類で色替えを徹底。

「個別フォルダー」90円/コクヨ、「チューブファイルエコ」910円/コクヨ

【デスクの「隙間」を見逃さず、収納スペースをどんどん増やす】

キングジム商品開発部 デジタルプロダクツ課 中島織穂さん

キングジム商品開発部 デジタルプロダクツ課 中島織穂さん(24歳)

PC台下や引き出し前、さらに足元など、デスクの隙間空間を秀逸グッズで収納空間に変えるワザが、随所に光る中島織穂さん。「電卓やハサミなどは、マグネットで引き出し前に外づけできるポケット形バッグに収納しています」。書類や収納は縦置きにこだわり、デスクのスペースを確保。「PC左の白のファイルボックスは1週間のTO DO案件入れ。金曜日には空にしてから帰ります」

デスクの「隙間」を見逃さず、収納スペースをどんどん増やす

時短デスクワザ(1) メモがピタッと張りつくワケは「静電気」

微弱な静電気を発生させ、紙を吸着する卓上ボード。「頻繁にやり取りする取引先の名刺や、海外に商品発注するときの換算レート表などを貼り、すぐ目に入るようにしています」

「ラッケージ」卓上タイプRK20 3500円/キングジム

時短デスクワザ(2) 封筒タイプのバッグインバッグ

芯材入りで、書類が折れずにしまえるバッグインバッグ。「透明なので何が入っているか一目瞭然。必要書類や文具、スマホなどを用意し、サッと会議にも出られます」

「フラッティ」A4サイズ1050円/キングジム

時短デスクワザ(3) 足元に置場を増やす

マグネットで瞬時に取りつけられ、荷重3kgまでOKという可動棚。「デスク下のちょうど足がぶつからない高さにピタッと取りつけられ、社内履きを収納しています」

「マグトレー」4980円/キングジム

時短デスクワザ(4) マグネット式バッグで外づけ収納

中島さんが開発に関わった商品。文具の大きさに合わせた8つのポケットがあり、マグネットでデスクの引き出しなどに貼りつけられる。「引き出しを開けるアクションが不要に」

「デスクポケット」3800円/キングジム

【ミスゼロ文具】

・付箋はすぐ貼れる状態で待機

屋根の部分に付箋を貼れるメモ帳入れ。「引き出しから取り出すよりサッと貼れる。見た目もかわいく癒やされます」(山口さん)

「メモハウス(付箋付き)」/フライングタイガー

・時短につながる&こだわりの文具でイメージアップ

一本のペンで2色のインクが使える蛍光マーカー、片手で開閉できるノック式テープのりを愛用。「マーカーはくるっと回すだけで色分けができる便利モノ。のりもワンアクションで済むので、作業時間の短縮になります」(山口さん)。取引先で使うペンは、落ちついた見た目のフリクションを選んで印象アップ。

(右から)「2色蛍光マーカー ビートルティップ・デュアルカラー」150円/コクヨ、「テープのり ドットライナーノック」350円/コクヨ、「フリクションボールスリム ビズ」各1000円/パイロット

・キラキラ系文具で気分をアゲる

ラインストーンでデコられた電卓は10年愛用の品。「殺風景になりがちなデスク周りのアクセントに。使っていると気分がアガります」(山口さん)

ネットで500円前後で購入

・細文字もスラスラ書けるボールペン

「0.3mm、0.4mmの細さでもインクがかすれず、書き心地が抜群! 商品パッケージの校正に重宝しています」(中島さん)

「ジュース アップ」200円/パイロット

・100均で購入したパンダメモ

ダイソーのパンダのメモ用紙や小型カードを愛用。「キーボードに置くと、万歳して立っているように見えて、かわいいんです」(中島さん)

「ダイカット メッセージカード」各100円/ダイソー

・伝言メモを量産できるスタンプ

女性の先輩からもらった伝言メモスタンプ。「電話を受ける機会が多いので、スタンプに助けられています」(中島さん)

電話の伝言メモスタンプ(現在は廃番)/シヤチハタ

・高強度のファイルでバインダーにも

強度は通常のクリアファイルの3倍、コピー用紙なら100枚挟める。「商品パンフレットを入れるのにも便利です」(中島さん)

「スーパーハードホルダー」210円/キングジム

*掲載の商品はすべて私物です。現在取り扱いのないものもあります。

(ライター 西尾英子、三浦香代子、写真 小野さやか)

[日経ウーマン 2018年1月号の記事を再構成]