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英文メール・チャットの妙技

外国人上司に「信頼できる」と思わせる3つのメール術 日本人が知らない、外国人上司/同僚も悩んでいること(4)

2017/12/26

=PIXTA

 上司とのコミュニケーションのカギは「信頼」を得ること。これは日本人でも外国人でも代わりません。ただし、自分の「信頼感」をアピールするのは、日本人が苦手とするところです。そんなとき、さりげなくアピールできるのはメールに織り交ぜるちょっとした一言だとビジネスライティングのプロ、ポール・ビソネット氏は言います。

◇  ◇  ◇

 米メジャーリーグ界で活躍するダルビッシュ有投手。テキサス・レンジャーズからロサンゼルス・ドジャースへの移籍は、私にとって今シーズンのビックニュースでした。ダルビッシュ投手は、2017年前半レンジャーズでの成績が芳しくなかったのですが、8月頭のLA移籍後からしばらく、素晴らしい登板成績を記録しました。

 あるスポーツライターが指摘した点は、ドジャースのキャッチャー陣の「フレーミング」の技術力がダルビッシュ投手にとって大きな助けとなるということでした。フレーミングとは、ストライクゾーンをアンパイアが判断するときに、ストライクをコールさせるキャッチングの技術。ドジャースのキャッチャー陣のフレーミングに関する統計数値がリーグ内トップクラスであることに比較して、レンジャーズのキャッチャー陣は最低クラスでした。ストライクゾーンの判定がピッチャーとしての生命線になる投手陣にとって、キャッチャーの高いフレーミング力は間違いなく大きな支えとなります。

 ダルビッシュ投手とキャッチャー陣の関係のように、私たちの仕事においても、互いに信頼できる仲間がいれば、仕事は断然ラクになります。もし近い将来に外国人の上司や同僚を持つことになるとして、恐らくその外国人は、アナタの「信頼性」について、それほど心配していないはずです。というのも、日本人に対する信頼性評価はとても高いからです。

 ただし、私が思うに、日本人の皆さんは謙虚すぎる自己評価を下す傾向があり、自分の成果を自慢したくないと考える方が多いように思います。それでも、これから述べる「信頼性(reliability)」を表現できる3つの特徴を、ときどきメールやチャットの文面に織り交ぜることで、外国人上司から見るアナタは、誠実で信頼できる人間に映るはずです。また、上司本人へのメールだけでなく、CCメールにも同じ工夫を使ってみると効果的です。

(1)Performance/仕事ぶり

 仕事におけるパフォーマンスの評価基準は企業によって異なりますが、どの職業においても各種の「規則」「仕様」「基準」「人事評価」そして「上司からの期待」が関係します。そこで、次のようなセンテンスで、基準を充たす高いパフォーマンスを強調して見せることができます。

◎相手が期待するパフォーマンスが可能であることを見せ、相手の同意を取り付ける

We'll be able to send them what they asked for. (先方から依頼されたものを送付できる予定です。)

We can carry out the plan on schedule. (計画をスケジュールどおりに遂行できます。)

We can execute the process economically and according to the specs in this way. (この方法で、コストを押さえ、かつ仕様に合うプロセスを実行できます。)

(2)Consistensy/一貫性

 ハイレベルな仕事を達成する才能があっても、繰り返し難易度の高い仕事を実行する集中力とエネルギーがあるでしょうか。瞬発力に頼らず、持続性や一貫性のある「信用」は後々大きな財産となります。

 おそらく、アナタの上司は、アナタの動きを逐一観察していないでしょう。特に、アナタの仕事ぶりが安定して良ければなおさらです。しかし、持続的なパフォーマンスが大切であることを日々のメールの中で表現できます。むしろ、アナタ自身のことでなくてもよくて、「一貫性」の重要さを間接的に上司にリマインドすることで、改めてアナタのことを信頼できる部下と考えるはずです。

◎継続的に良い仕事をするサプライヤーを使うことを示唆する

ABC gave us what we needed. (ABC社は、我々が必要なものを提供してくれました。)

I suggest this supplier because they're consistently on time in their delivery. (常に納期を厳守するので、このサプライヤーをお勧めします。)

I recommend this company because they always do what they promised. (いつも必ず約束を実行するため、この企業を使うことをお勧めします。)

(3)Dependability/信頼性

 いつも良い仕事をしてくれる人には、同僚も上司も感謝の気持ちを抱いているはずです。アナタが安定して良い仕事をし、周りの人から頼りにされることが増えると、感謝の気持ちが、アナタへのロイヤルティー(忠誠心)に発展していきます。

 それなりに時間はかかりますが、まずは基礎作りのつもりで「安定した信頼性」の重要性を少しずつ浸透させていきます。

◎信頼基準によってクオリティーとポテンシャルを評価する

We will confirm if the item stays reliable long term. (長期間このアイテムの信頼性が保たれるか確認します。)

Our ten years of data on the XY shows remarkable stability, so we can count on this in the future too. (我々の10年間におけるXYのデータは並外れた安定性を示しており、将来的にも頼りになると考えます。)

This brand should continue to succeed because it has proved its reliability for more than 20 years. (このブランドは、過去20年間以上その信頼性を証明してきているため、成功し続けるはずです。)

ポール・ビソネット
 ピー・ビー・ライティングセンター代表取締役、日経ビジネススクール講師。1975年に来日以来、200社以上の大手日本企業にて、ビジネスライティングおよびテクニカルライティングを指導。

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