「指示待ち残業」は防げる 3つのメール術で残業ゼロ
仕事でもプライベートでも、発信力を高めることができれば、やりたいことができる環境が整う時代。せっかくの実力が発信力の弱さで埋もれぬよう、さまざまな実例をあげ、女性らしくしなやかに自己主張ができるようになる手法を、プレゼンノウハウに詳しい池田千恵さんが指南します。
相手に自分の時間を握らせていませんか?
先日、書籍とノートの棚の整理をしていたところ、10年以上前に使っていたノートが出てきました。懐かしいな、と思って開くと、「嫌なことリスト」が箇条書きで書いてありました。
当時、自分の価値観を知るためには、好きなことを探すより、嫌なことを探すほうがよいという話を知り合いに聞き書いたものでした。好きなことを探そうとすると、周囲の目や常識などで曇った「本当は好きではないのに好きと思い込んでいること」を探してしまうけれど、嫌なことは明確に嫌だから、嫌なことを意識することで、かえって「好き」が明確化されるということでした。そこには最初に「予測できない時間に追われたくない」「自分の時間が読めないのが嫌だ」という文字が。今も昔も価値観は変わらないものだな、と感じました。時間とは命そのものです。「生きる」ということは実は「死ぬ」ことに向かっているのです。予測できない時間というのは、自分の命を人に差し出しているのと同じだと思うのです。
会社員時代も今も、私が一番嫌いなのが「指示待ち残業」です。「指示待ち残業」とは、自分の仕事がもう終わっていて、あとは上司やお客様の次の指示を待っているだけの状態のことをいいます。待っている間他の仕事をすればよい話ですが、指示待ち案件が増えてくると、「これでOK!」となるか「もうちょっとここをこうして」となるかによって仕事量も大きく変わり、自分一人では残業の見積もりも立てられないため、気になって他の仕事にも悪い影響が出てしまいます。
確認さえできれば帰ることができるかもしれないのに、肝心の上司やお客様からなかなかメールの返事がなかったり、中断できない会議が長引いたりと、自分がコントロールできないことに時間を使われるのがとにかく昔から嫌だったのです。
もちろん、やむを得ない指示待ち残業もありますので全部をなくすことは難しいですが、たいていのものは工夫で減らすことができます。私はとにかく、指示待ちが生まれないよう、さまざまな工夫を重ねるようになりました。
今回は、相手に自分の時間を握らせないために、メールでのやり取りにテーマを絞り、どのようなコミュニケーションを心掛けているかについて解説していきます。
「電話は迷惑」時代に早く仕事を進めるコミュニケーションとは
電話でのやり取りは突然相手の時間を奪ってしまうため、すぐに返事が必要な緊急の案件以外はメールでのやり取りを中心にする、という考えが昨今広まりつつあります。私も、集中して仕事をしているときに突然電話が鳴るとどきっとして集中力がそがれるため、親族や電話番号が分かる相手からの電話しか普段は受けないようにしているので気持ちはよく分かります。ただ、電話ならすぐに確認できることでも、メールで送ったばかりに返事待ちになってその分決定も先送りになるため、工夫を重ねないと「指示待ち残業」が増えるはめになります。
さらに、電話だと細かいニュアンスが伝えられるところを、メールでのやり取りだと、自分にそんなつもりがなくても「冷たい」「失礼だ」と思われることもあります。
そこで、メールで確実に早く、かつ失礼だと思われないようなコミュニケーションをするために気を付けたいことをお伝えします。ポイントは3つです。
1.予定候補は複数を先に提示する
2.ナゾの「よろしくお願いします」を使わない
3.「取り急ぎ」を使わない
順番に説明しましょう。
1.予定候補は複数を先に提示する
誰かと会う約束をした場合、特に自分よりも目上の方と会うときは、相手の日程が最優先で、それに自分の予定を合わせるというのが基本的なマナーだと考える方が多いですが、実はそれがいつも正しいとは限りません。
「いつでも結構です」と書いてお願いした結果、メールの返信がなかなかなくて困ったことはありませんか? いつでも結構です、と書いた手前、相手がすぐに返事をしてくれなかった場合、新たな他の予定も組めなくなり困りますよね。
また、日程が決まるまでに3~4回メールを往復させることも多いでしょう。あなたが送ったメールに返信がすぐ来るとは限りません。このようなメール待ちの時間は「調整コスト」としてあなたの時間をじわじわと埋めていきます。
相手の返事が遅い上に、自分の都合が悪い日時を提示されてしまったときにはたまったものではありません。先方のほうが優先と、他の予定をキャンセルして合わせる、ということを繰り返していると、ストレスがたまりますし、先方が提示した予定にどうしても都合が合わせられない場合「いつでも結構です」と言ったのに断る、感じの悪い人になってしまいます。
状況にもよりますが、最初に「私の都合がいいのは○時~○時です」もしくは「絶対NGなのは○日と○日です」と、何パターンかを宣言してしまうことをおすすめします。
実は提示してしまったほうが相手のためになることも多いのです。私も経験があるのですが、いつでもいいです、とオープンで予定を聞かれた場合、自分の手帳とにらめっこして調整する時間を考えるというのは、けっこう面倒なものです。面倒臭いから返事も遅くなり、相手を待たせてしまうということもあるなと考えています。候補をいくつか出してもらって、都合がいい日時を選ぶだけのほうが断然ラクですし、すぐ返事ができるのでお互いハッピーです。
蛇足ですが、この調整は、相手と「会いましょう」という合意ができてからの話です。関係性が構築されていない、初めての営業メールで候補日を挙げると「なんで会うとも決めてないのに勝手に候補日を挙げてるの? 相手の都合も考えない、なんてずうずうしい人だ」といったように、失礼だと思われるので気を付けましょう。
2.ナゾの「よろしくお願いします」を使わない
息を吸って吐くように、文末に「よろしくお願いします」を付けていませんか? その「よろしくお願いします」は何に「よろしく」で、相手にどうしてほしいのでしょうか。
日本語は曖昧なので、なんとなく察してくれるのを期待する方がいますが、望む結果を相手に察してもらおうというのは、あなたのおごりです。きちんと伝えて、狙う結果を引き出すようにしましょう。
例えば、「会議の議事録を添付しました。よろしくお願いいたします」というメールは、議事録を見ておけばいいのか、間違いがないか確認すればいいのか、議事録にある大事な要点を忘れないようにしてほしいのか、来週の会議までに目を通してほしいのかなど、意図が分かりませんので、相手は迷ってしまいます。相手に期待していることを、いつまでにお願いすればよいかを明確にしてメールをするだけで、指示待ち残業は確実に減ります。
3.「取り急ぎ」を使わない
「よろしくお願いします」同様、「取り急ぎ」を文末に付けるクセがある人は注意しましょう。取り急ぎ大丈夫かどうかだけをまず確認して、後で改めて送る、というような状況にだけ使うべき言葉なのに、文末のシメとしてなんとなく使う人が多いのです。
「取り急ぎ」の文末があるメールは雑な印象を与えると同時に、また改めてメールが来るから返事をしなくていいや、という気分になる言葉です。自覚がなくても、相手には「丁寧に返信する価値がない人だと見られた」と思われてしまい、嫌な気分にさせてしまうことがあるので気を付けましょう。
ちなみに経営者の知人は「取り急ぎ」と「お願いしたく」で文章を終える人は信用しないようにしている。と言っていました。「お願いしたく」で終わる日本語はありません。「お願いしたく」の続きにある言葉が何なのか。略すことは相手への敬意を損ねているという意識でいたほうが身のためです。
3つのポイントまとめ
最後に改めて、3つのポイントを提示します。
1.予定候補は複数を先に提示する
2.ナゾの「よろしくお願いします」を使わない
3.「取り急ぎ」を使わない
上記のルールをないがしろにしている人ほど「忙しい」「予定が直前にならないと決められない」という状況になりがちで、フットワークが重いなと感じています。
相手の返事がなければ決まらない、という案件をたくさん持っているということは、相手に命を委ねてしまっているのと同じこと。自分の時間を自分の手に取り戻すことができるよう、今回のルールを使ってみてください。
株式会社 朝6時 代表取締役。慶應義塾大学総合政策学部卒業。外食企業、外資系戦略コンサルティング会社を経て現職。企業や官公庁、個人に向け、図を活用したプレゼンテーション資料作成術、企画書作成術や会議進行術など、「伝わる」コミュニケーション全般について指南。女性のキャリア形成、ダイバーシティなどをテーマに講演、著述活動も行う。「絶対! 伝わる図解」(朝日新聞出版)、「描いて共有! チーム・プレゼン会議術」(日経BP社)などプレゼン・図解に関する著書多数。最新刊は「朝の余白で人生を変える」(ディスカヴァー21)。
[nikkei WOMAN Online 2017年8月21日付記事を再構成]
ワークスタイルや暮らし・家計管理に役立つノウハウなどをまとめています。
※ NIKKEI STYLE は2023年にリニューアルしました。これまでに公開したコンテンツのほとんどは日経電子版などで引き続きご覧いただけます。