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職場の知恵

いきなり電話、戸惑う人も 「まずメール派」増える

2017/7/31 日本経済新聞 夕刊

業務支援ツール開発のスタディスト(東京都千代田区)では代表電話にかかってきた電話は秘書代行サービスに転送される

電子メールの普及に伴い、ビジネスの現場で電話のかけ方やタイミングに戸惑う人が増えている。いきなり電話すると相手の負担にならないかという考え方だ。業種によっては電話はほとんど使わずメールなどで済ませる例もある。かける時にはどのような点に注意すればよいか。今どきの電話のマナーを探った。

マニュアル作成ツール開発のスタディスト(東京・千代田)の豆田裕亮執行役員(39)は自分から仕事の電話をかけることがほとんどない。取引先との連絡はメールのほかフェイスブックなどの交流サイト(SNS)のメッセージアプリ、チャットツールを使う。

「チャットでやりとりしている時なら、相手の都合も悪くないと分かりアプリで通話もできる。いきなり電話すると、強制的に先方の時間を奪いかねない。集中している時や、大事な打ち合わせの最中だったら申し訳ない」(豆田さん)

同社では、会社の代表番号にかかってきた電話は全て秘書代行サービスに転送する。かけてきた人や内容はメールで届けられ、優先順位や緊急度によって電話で折り返す。サービスを利用するのは「2010年の設立当時、従業員が少なく電話が鳴ると頻繁に手を止めて出ていた」(豆田さん)という経験があるからだ。

「電話をかけると相手は仕事を中断しなくてはいけない。迷惑をかけないよう、なるべくメールで連絡するという風潮が高まっている」とマナーコンサルタントの西出ひろ子さんは指摘する。「昔はすぐ電話をかけていたが、最初の連絡はメールが増えている」

「メールの浸透で電話の地位が上がった」。こう語るのは「電話応対技能検定(もしもし検定)」を主催する日本電信電話ユーザ協会(東京・千代田)の吉川理恵子技能検定部長だ。「かつては会って話すのがビジネスの主流で(電話は補助的なものであり)『お電話で失礼します』と言うのがマナーだった」。今はメールでまず簡略なやりとりをして、重要で複雑な内容、クレームなどの話は電話を使うようになった。

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