検索朝刊・夕刊LIVEMyニュース日経会社情報人事ウオッチ
NIKKEI Prime

朝夕刊や電子版ではお伝えしきれない情報をお届けします。今後も様々な切り口でサービスを開始予定です。

検索朝刊・夕刊LIVEMyニュース日経会社情報人事ウオッチ
NIKKEI Prime

朝夕刊や電子版ではお伝えしきれない情報をお届けします。今後も様々な切り口でサービスを開始予定です。

検索朝刊・夕刊LIVEMyニュース日経会社情報人事ウオッチ
NIKKEI Prime

朝夕刊や電子版ではお伝えしきれない情報をお届けします。今後も様々な切り口でサービスを開始予定です。

NIKKEI Primeについて

朝夕刊や電子版ではお伝えしきれない情報をお届けします。今後も様々な切り口でサービスを開始予定です。

/

仕事サクサク! 余裕が生まれるスケジュール管理術

詳しくはこちら

NIKKEI STYLE

日経ウーマン

思い通りに仕事が進まず、いつもバタバタ、イライラ……。その悩み、手帳の書き方を少し変えるだけで解決できます。予定もタスクもサクサク進む、書き方のアイデアを集めました。それぞれにぴったりの手帳のタイプのおすすめつきです。

【01】 「いつかやろう」と思ってなかなか手を付けられない

 → 締め切りだけでなく「始める日」も決めて書く

急ぎのタスクなら「すぐやろう」と判断できるけれど、難しいのは"そこまで緊急ではないタスク"。つい後回しにしてしまうことも……。「まずは、すべてのタスクを手帳に書き出して。締め切りのないタスクは自分で納期を設定します。さらに『始める日』も決めて手帳に書くと、確実に実行できます」(矢野さん)

【02】 割り込み仕事が多く、自分の仕事が進みません

 → 「クッションタイム」を手帳に書いて、余裕を持つ

「突然依頼される"割り込み仕事"が多い人は、1日の予定を詰め込み過ぎないのがコツ。何にでも使える"クッションタイム"を、1日のうちに設けましょう。例えば『毎日16時以降に、営業からの依頼が多い』と分かっているなら、その時間を手帳に書いて空けておくと、急な依頼にも対応できます」

【03】 もっと上手に休みを取りたい

 → 「有休の日」を決めて手帳で宣言!

「予定が入らなければ休みたい」と思っていても、実際には次々と予定が入って休めなくなりがち。「月の初めに休みの日を決めて、マンスリーなどに大きく『有休』と書いてしまいましょう。自分の意識も高まるので、約束が入りそうなときにも『できれば別の日で』などと、交渉しやすくなります」。

【04】 予定した時間に作業が終わらない

 → 予定の隣に「かかった時間」も書く

「1時間で終わらせる」と計画して手帳に書いたのに、終わらない……。そんな人は、計画自体に無理があるのかも。「『実際にかかった時間』を計り、予定の隣にメモして、目標時間とのズレを確認して。1週間ほど続ければ、本来の作業スピードが見えてきて、無理な計画を立てることが減るはず」

【05】 前回の会議、どこまで決まったか忘れちゃった!

 → 会議の要点を、メモ欄に箇条書きする

「会議やミーティングの内容は、その日のうちに手帳に要点をまとめておく。箇条書きでもOK。いつ、何を話したかを振り返りやすくなります。さらに、次回までに書類の作成などを頼まれた場合は、タスクとして手帳にリストアップ。やる日も決めて予定欄に書き込むと、忘れることがありません」

【06】 ダブルブッキングのミスを防ぎたい

 → 月間ページと週間ページに同じ内容を書かない

月間ページの予定を週間ページに転記し忘れたり、予定が変わった際に片方だけを変更してしまったり…。2カ所に同じ内容を書くとミスが起こりやすい。「手帳とデジタルを併用する人にもいえることですが、予定管理は1カ所にまとめましょう」。使い分けのアイデアは下の表を参照。

【07】 取引先とのアポ、到着がいつもギリギリ…

 → 移動する前の「準備の時間」も手帳に書く

到着が遅れる一番の原因は、移動時間を正しく把握していないこと。さらに、事前準備ができていないと、持ち物などを用意している間に、予定した出発時刻を過ぎてしまうことも。「アポの予定だけでなく、前後の移動時間や、事前の準備時間まで手帳に書き込むと、余裕を持って行動できます」

【08】 「仮の予定」と「決まった予定」がゴチャゴチャに…

 → 仮の予定は付箋に書き、決まったら直接書き込む

打ち合わせなどの時間が仮に決まった場合は、付箋に書いて貼り、決定した予定とは区別しておく。仮の予定が別の時間に動いたら付箋を移動。決まったら付箋を剥がし、直接ペンで記入する。「仮の予定を頭のなかだけで覚えようとすると、結局忘れて別の予定を入れるリスクがあるので注意」

【09】 集中力が続きません!

 → タスクを30分単位に細かくし、こまめにご褒美を

「時間がかかって面倒なタスクほど、途中で心が折れてしまいがち。30分~1時間単位で作業を区切り、こまめに休憩を取りながら取り組むと、はかどりやすい。さらに、1つの作業が終わったらチェックを入れたり、シールやスタンプを押したりすると、ゲーム感覚で楽しみながら取り組めます」

【10】 時間に追われてアイデアが浮かばない…

 → "お題"を目立つ場所に書いて、常に意識する

「アイデアは、時間さえつくれば浮かぶとは限らない。意外に、電車の中などでポンと思いつくことが多いものです。おすすめは、考えるべき企画のテーマを付箋に書いて、手帳の月間ページなどに貼っておくこと。何度も見るので自然に意識が高まり、ふとしたときにアイデアが浮かびやすくなります」

この人に聞きました

日本能率協会マネジメントセンター
販売促進部
矢野真弓さん
自社の手帳ブランド「NOLTY」や「PAGEM」の広報を担当。時間管理の方法や、効果的な手帳の書き方・使い方に詳しい。

(写真 長谷川靖哲)

[日経ウーマン 2016年11月号の記事を再構成]

春割ですべての記事が読み放題
有料会員が2カ月無料

有料会員限定
キーワード登録であなたの
重要なニュースを
ハイライト
登録したキーワードに該当する記事が紙面ビューアー上で赤い線に囲まれて表示されている画面例
日経電子版 紙面ビューアー
詳しくはこちら

ワークスタイルや暮らし・家計管理に役立つノウハウなどをまとめています。
※ NIKKEI STYLE は2023年にリニューアルしました。これまでに公開したコンテンツのほとんどは日経電子版などで引き続きご覧いただけます。

セレクション

トレンドウオッチ

新着

注目

ビジネス

ライフスタイル

新着

注目

ビジネス

ライフスタイル

新着

注目

ビジネス

ライフスタイル

フォローする
有料会員の方のみご利用になれます。気になる連載・コラム・キーワードをフォローすると、「Myニュース」でまとめよみができます。
春割で無料体験するログイン
記事を保存する
有料会員の方のみご利用になれます。保存した記事はスマホやタブレットでもご覧いただけます。
春割で無料体験するログイン
Think! の投稿を読む
記事と併せて、エキスパート(専門家)のひとこと解説や分析を読むことができます。会員の方のみご利用になれます。
春割で無料体験するログイン
図表を保存する
有料会員の方のみご利用になれます。保存した図表はスマホやタブレットでもご覧いただけます。
春割で無料体験するログイン

権限不足のため、フォローできません

ニュースレターを登録すると続きが読めます(無料)

ご登録いただいたメールアドレス宛てにニュースレターの配信と日経電子版のキャンペーン情報などをお送りします(登録後の配信解除も可能です)。これらメール配信の目的に限りメールアドレスを利用します。日経IDなどその他のサービスに自動で登録されることはありません。

ご登録ありがとうございました。

入力いただいたメールアドレスにメールを送付しました。メールのリンクをクリックすると記事全文をお読みいただけます。

登録できませんでした。

エラーが発生し、登録できませんでした。

登録できませんでした。

ニュースレターの登録に失敗しました。ご覧頂いている記事は、対象外になっています。

登録済みです。

入力いただきましたメールアドレスは既に登録済みとなっております。ニュースレターの配信をお待ち下さい。

_

_

_