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「時間が足りない」を解決 仕事がサクサク進むワザ

日経ウーマン

2016/7/5

PIXTA
日経ウーマン

仕事が思うように進まず、時間が かかってしまう…。それは、計画の立て方が間違っているのかも。その道のプロに、正しいダンドリ術を聞きました。

■予想した時間内で終われば満足感も高まる

仕事を手際よく進めるには、その日のタスクをすべて書き出すことが基本。しかしそれだけでは、時間を意識せずにダラダラ働いてしまう恐れも。

「大切なのは、作業の所要時間も予想して書き込むこと。時間内に終わらせようと、集中して取り組めるようになります」(人材育成コンサルタントの芳垣玲子さん)。さらに、着手する順番と『やる時間』を決めて、手帳などに書き込むと、次に何をすべきか迷わなくなり、時間のロスを防げる。

計画通りに仕事が終わると、自分で時間をマネジメントできているという満足感も生まれる。「計画通りに終わらないと悩む人には、実際にやった仕事を記録する“時間簿”がおすすめ。仕事が遅れる原因が分かり、改善につながります」

Q.TO DOリストを作っても予定通りにいきません。

A.リストに「やる時間」も書き込もう。

【初級編】TO DOリストに所要時間を付ける

仕事の開始前に、その日にやるべきタスクをメモ帳などにすべて書き出す。さらに、それぞれの所要時間を予想して書き込むと、「時間内で終わらせようという意識が高まります。終わったタスクには印を付けると、達成感が得られてやる気がアップ」(芳垣玲子さん)

「予定通りに終わらない」をなくす
大きな仕事は分解して所要時間を記入
1時間で終わると思った仕事が、実際は2時間かかってしまった……。それは、仕事の中身を正しく把握していないから。「仕事は複数の『作業』から成り立っています。仕事を1つ1つの作業に分解し、それぞれ個別に時間を見積もることで、予定とのズレを防げます」

              

【中級編】「何時に何をやるか」まで決めてしまう

必要なタスクを書き出し、所要時間を見積もったら、次に「どの順番でやるか」を決める。さらに、「何時にやるか」まで決めて、手帳やスケジュールアプリなどの時間軸に書き込む。これを見ながら仕事をすれば、次に何をするべきか迷わなくなり、効率が上がる。

市販のメモ帳や、見開き1週間のバーチカル式手帳に書くと便利。芳垣さんもオリジナルの「段取り手帳」(税込み1080円+送料)を開発
「急な案件で予定がズレる」を防ぐ
割り込み業務を見込んで仕事にも“車間距離”を
作業を詰め込み過ぎると、急な電話などの割り込み仕事が入った場合に計画が狂い、仕事が“渋滞”する。「割り込みによる渋滞を防ぐには、仕事にも“車間距離”が必要。着手日を早めるなどして、1日の予定に余裕を持たせ、本来の仕事が遅れないようにしましょう」

         

【上級編】「実際にやったこと」まで記入、1日の終わりに振り返る

時間管理の精度を上げたい人におすすめなのが「時間簿」。始業前に1日の計画を立てておき、タスクが終了するたびに赤で所要時間を記録する。予定通りに進まなかった場合には、その理由も記入。割り込み仕事がどのくらい入ったか、集中力が途切れなかったか……。「繰り返すことで、仕事が遅れる原因が分かり、改善につながります。予定のズレや、仕事の“後ろ倒し”も減っていきます」

時間簿はノートやエクセルで自作してもいいが、便利なのは1日1pタイプの手帳。左端に1日の時間軸が縦に流れ、右側は広いメモスペース。写真はマークスのEDiT(A5)/4800円
予定通りに進まなかったときは、改善のチャンス
■対策1:突発的な仕事の内容を記録する
突発的な業務が多いなら、いつ、誰から、どんな内容を頼まれたのかを記録しておく。パターンが分かれば、次回以降は依頼される前に自分から仕事の有無を聞くなど、先手を打つことができる。
■対策2:次回から所要時間を長めに見積もる
予定通りに進まないのは、所要時間の見積もりが甘いのが原因かも。次回からもっと長めに見積もり、その分、作業日を前倒しにするなど、余裕を持ったスケジューリングを。

この人に聞きました

人材育成コンサルタント
芳垣玲子さん
人材育成社取締役。外資系保険会社、社員教育会社を経て現職。人材育成コンサルティングや時間管理に関する研修を、多数の企業や自治体で実施。著書『突発的な仕事に先手を打つ 残業ゼロのビジネス整理術』(税務経理協会)。

[日経ウーマン 2016年6月号の記事を再構成]

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