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無駄に長い会議→終了条件を明示 貴重な時間、有効に スマート会議を始めよう(上)

2017/6/22 日本経済新聞 夕刊

明日は会議――。そう考えて憂鬱になることはないだろうか。「また疲れそう」「ストレスがたまりそう」などネガティブな印象を抱いているなら、その会議には改善の余地がある。効率的で実のある会議にするためのコツを紹介する。

「会議とは会って議すること。しかし、それができていない会議は多い」。医師で経営コンサルタントの裴英洙さんはこう話す。欠席・遅刻・早退は、「会っていない」状況。これでは時間を合わせて集まるという会議の意味がない。また、報告ばかりで議論をしない会議は、「議しない」ことになる。報告を共有するだけなら「集まる必要はない」(裴さん)。

まずは、会議に臨む際の意識のズレを無くす必要がある。そのためには「今後その会議で常に適用されるグランドルールを作ることが大切」と裴さんは指摘する。例えば、「遅刻厳禁」「携帯電話に着信があっても出ない」などだ。会議の主催者が、日程を連絡するメールにひと言書き添えるだけでも、参加者の意識は引き締まる。

いざ会議が始まると、今度は「無駄に長い」という問題に直面することも多い。

基本ルールを決めた上で会議を開く(東京都江東区のケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ)

「会議がダラダラ続く一番の原因は、終了条件が不明確なため」。こう指摘するのは、ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ(東京・江東)のコンサルタントで、「世界で一番やさしい会議の教科書」の著書がある榊巻亮さんだ。

終了条件とは、どういう状態になったら会議を終わりにするのかということ。この条件を設定するには、会議の目的を明確にすることが欠かせない。ただ、会議の主催者に「会議の目的は?」と聞いても、「情報を共有すること」と返ってくることも少なくない。それは手段であって、終了条件を示すものではない。

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