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職場の知恵

すぐに読まれるメール術 センス問われる件名と文面

2017/5/11 日本経済新聞 夕刊

ビジネスメールの書き方に不安はないだろうか? 私的メールと違って仕事用ではルールやマナーがあることに加え、受信者に配慮したメールでないと読まれるのも後回しとなり仕事の進ちょくにも影響しかねない。たかがメール、されどメール――。基本の作法を知ってビジネスメール上手を目指したい。

忙しい相手に確実に読んでもらうには、簡潔な件名を付けることが欠かせない

「件名で内容が一目瞭然だと助かる」と話すのは神奈川県の不動産会社に勤める男性社員(25)。仕事のメールは外出中にスマートフォン(スマホ)でチェックすることも多く、意味不明な題名だと開封を後回しにしがちという。「開封したらただの営業メールということもある。特に外ではメール対応の場所も時間も限られているので件名を見て内容がすぐ推測できるものを優先する」

ただ、今でこそ自分も気を配って件名をつけているが、「新人のころは件名を本文のおまけ程度にしかみていなかった」と男性は告白する。「『お礼』『ご相談』など抽象的なタイトルも多くつけていたと思う。受信者はいらついたかもしれない」と振り返る。

多数の受信メールの中で見落とされず確実に開封されるには「用件を明確に、具体的、簡潔に表した件名をつけたい」と日本ビジネスメール協会(東京・千代田)代表理事の平野友朗さんは助言する。留意点は(1)「何」の用件(2)「いつ」の用件(3)「どうしたいのか・どうしてほしいのか」の3つだ。

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