書類の山、何とかしたい　平積みはNG

自宅にはほぼ毎日何かの書類が届く。大切な書類も混在するので、何となく捨てられずに家の中にたまってしまうという人は多いだろう。だがホーム・オーガナイザーの吉島智美さんは「ほとんどがすぐに捨てられるものと思って」と発想の転換を促す。

1つずつ検討してみよう。ダイレクトメールはすぐにゴミ箱へ。電気やガス、水道の検針票やクレジットカードの明細書は支払う金額を確認して問題がなければ用済みだ。捨てる場合はシュレッダーにかけるなど個人情報には注意したい。保存が必要なのは「保険証券や確定申告で使う可能性のある医療費の領収書くらい」と吉島さんは言う。

ためないコツは「書類に目を通してすぐに要不要を判断すること」と吉島さん。ただ「お金に絡んだ書類は捨てにくいと感じる人が多い」（ファイナンシャルプランナーの山口京子さん）。解決法の1つはネット明細の利用だ。

ネットで登録すれば光熱費は過去2年分、クレジットカードは過去2カ月～1年程度の支払額を確認できる場合が多い。「自宅に届く書類を少なくする仕組みを作ることが大切」（吉島さん）

それでもカードの明細書を紙で確認したい場合はどうするか。日本クレジット協会によると「不正利用に対する補償は60～90日が多い」。明細書は過去3カ月程度を保存しておけば十分なようだ。

町内会やマンション理事会の資料などすぐに捨てられず、期限付きでとっておく必要がある書類はどうすれば良いか。子どもの学校や塾からのプリントもこのタイプだ。

キングジムのファイリング研究室長、矢次信一郎さんは「やってはいけないのが書類を机の上に平積みすること」と強調する。紙を重ねると何がどこにあるか分からなくなり、しかも取り出しにくい。コツは縦収納。整理用ボックスを使うのがお薦めだ。直接本棚などに立てるのではなく「ボックスで限られた収納スペースを作り、あふれるものは捨てる」（矢次さん）。

収納する書類はテーマごとにクリアファイルにまとめ、中身が分かるようにマスキングテープなどで印を付ける。「一時保存用には出し入れしやすい文具が向く。クリアファイルは薄くて入る量が限られるので書類が滞留しにくい」と矢次さんは薦める。書類は用事が済めばすぐに廃棄する。年単位で長く保存が必要なものは厚型ファイルに移して、時系列でつづろう。

スマートフォン（スマホ）を使った整理術もある。地域のイベントや工事などの案内が紙で届いた場合、内蔵カメラで必要な情報を撮影し、アルバムに保存する。スマホでいつでも確認できるので紙は捨てられる。

一歩進んでアプリを活用する手もある。ニフティの「おたよりBOX」は子どもの学校や学習塾のプリントを簡単に整理できる。プリントを撮影すると、自動で日付順に並べていく。子どもごとに分類することも可能だ。カレンダーと連動させて、期日が近づくと画面に注意喚起の表示を出す機能もある。

モノや情報、空間などの整理手法を提案するライフオーガナイザーの下村志保美さんが薦めるのは「Evernote（エバーノート）」。ビジネスの印象が強いが「家庭の書類整理にも便利」という。

まずはおたよりBOXと同じように書類を撮影。テーマごとに「ノートブック」に振り分ける。検索をかけた時に画像の文字情報も拾うので、保存した必要書類を取り出しやすい。「家族みんながアプリを導入すれば必要な情報を簡単に共有できるので助かる」と下村さんは話す。

「おたよりBOX」開発者の西尾裕気さんは「アンケートをすると、プリント整理に困った経験のあるお母さんが9割近くいた」と話す。文具やアプリを賢く使って、家の中をすっきりさせたい。

（坂下曜子）

［日経プラスワン2016年6月11日付］