携帯・スマホで仕事メール、大丈夫? LINEは

緊急の問い合わせやクレームなど顧客が困っていて、外出先でも可能な限り早く対応するのが望ましい場合は理解してくれる可能性が高いという。

その際も利用するツールや使い方に気を付けたい。例えばグーグルが提供する無償メールサービス「Gメール」。会社のアドレスに届いたメールもGメールに転送できるので携帯で利用する人は多い。

スマホからのメールはひとこと添えるのが望ましい

返信する際は件名に自分の氏名、会社などを明記し、相手の受信トレーに送信者名が表示されるように設定するといい。相手に携帯のアドレスを伝えていない場合、迷惑メールと誤解される懸念があるためだ。

メールの文面も工夫が必要だ。「出先なのでいつもと違うアドレスで失礼します」など、状況を伝える一文で始める。その後は「いつもお世話になっております」といった定形の挨拶文は省略し「さっそくですが」と切り出してよい。相手のパソコンに返信するなら適度に改行を入れ、携帯なら短文を心掛けよう。

文末に携帯用の署名を設定すると、なおよい。「会社の電話番号ではなく携帯の番号を載せておくと、相手も連絡を取りやすい」と鈴木さんは助言する。

■言葉足らずに注意

ショートメッセージはどうか。相手の携帯電話番号を知っていれば送れるので、約束の時間に遅れそうだが電車内で通話がしにくい場合などに便利だ。ただ「ある程度親しい者同士で使うことが多い」と平野さん。面識があまりない相手に送るのは避けたい。

最近はフェイスブックやツイッター、無料対話アプリ「LINE」を仕事で利用する人もいる。特にフェイスブックは「複数の人間でやり取りでき、誰が読んだかも分かるので多くの人が参加するプロジェクト向き」(ITジャーナリストの三上洋さん)

ただしフェイスブックやツイッターは閲覧する頻度に個人差が出やすく、メッセージが届いていることに相手が気付かない可能性がある。LINEは個人がプライベートで使うツールとみられやすい。「いずれも仕事の重要な連絡にいきなり使うのは避けたほうがいい」と鈴木さんは話す。

会社員は会社が許諾したツールを使うのが原則。その上でどう受け止められるかを考えながら書くのが基本だ。さほど急いでいなければ、無理に携帯から送らないのも選択肢だ。

(ライター ヨダ エリ)

[日本経済新聞夕刊2014年8月25日付]