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暮らしの知恵

引き出しの中で休眠? たまった名刺の管理術会った順・業種別 仕事に合わせ

2014/4/24

暮らしの知恵

仕事相手から受け取った名刺を大事にするのは当たり前。とはいえ、何年もたつと、名刺はたまりにたまって引き出しの中でグチャグチャに、という人が少なくない。名刺は人脈の宝庫。上手に整理、管理する方法を身につけよう。

社会人になると、いったい何枚くらいの名刺をもらうのか。文具大手のキングジムが20~40代の営業職の男性500人に調査したところ、平均で1173枚だった。

20代は平均392枚だが、40代は同2074枚。20代の5倍だ。名刺は意識して管理しないと、引き出しの中で「休眠状態」になりかねない。

■書き込み表側に

同社ファイリング研究室のコンサルタント、野原淳さんは「名刺をもらって会社に戻ったら、まずは情報入力から始めるとよい」と話す。会った年月日や場所、案件を、もらった名刺にすぐ書き込む。手書きだと面倒なら、日付を変えられる事務印を押すだけでもよい。

名刺の表と裏、どちらに書くか。人様の名前の横に書くのは抵抗がある人もいるだろう。しかし裏だとめくらねばならず、あとから見るのがおっくうになる。思いきって表に書く方が良策だ。「いただいた名刺を今後も活用したいという意図だから、書き込んでも失礼にはならない」と野原さんも指摘する。

情報を書き込んだ後は、「どこにしまうのか」を考えよう。名刺を収める文具は、大きく分けて2種類ある。箱形の名刺ケースと、大型ノートのような形で名刺を1ページに10枚程度挟み込む名刺ファイル・ホルダーだ。どちらを選ぶとよいのか。

大事なのは文具を選ぶ前に、自分の仕事にはどんな名刺の並べ方があうのかを把握することだ。

一般的な並べ方は3通りある。一つは、会社名や個人名などの頭文字を「あいうえお」の五十音順に並べる方法。もう一つは「銀行」「メーカー」など取引先の業種、業界別に並べるやり方。そして最後に、相手に会った順番通り、時系列で並べていく方法だ。

野原さんは、「五十音順や業種・業界別で並べる場合には箱形の名刺ケースを、時系列で並べる場合は名刺ファイルやホルダーを使うとよい」と勧める。

五十音順や業種・業界で並べたい場合、箱形の名刺ケースなら、インデックスを作り、その中に新たな名刺を入れていくだけ。比較的固定した取引相手が多く、一度作った分類が崩れにくいスタイルの仕事をしている人に向いている。

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