迷惑メールを事前に分別できるのは、特定の場所から大量に発信したり、内容が似通っていたりするなどの特徴があるためだ。ただし時折、重要なはずの電子メールが迷惑メールに分類されることがある。1週間に一度くらいは迷惑メールのフォルダーをざっと見て確認しよう。

少し難しい操作になるが、電子メールのサービスやソフトには、特定のメールを選別するために「フィルター」という機能がある。指定すると特定の人からのメールを、あらかじめ決めたフォルダーに自動的に分類できる。

受信メールが多くなり、親しい人からのメールが見つけにくくなったら、フィルター機能で取り分けると便利だ。

メールはあまり整理しないのもひとつのコツだ。「再読の必要なし」として「アーカイブ」など保管用のフォルダーに入れた電子メールは、従来はパソコンの容量の都合で古いものから削除することが多かった。最近のパソコンは大容量のデータを保存できるようになり、そのままためておいてもあまり問題ない。

実際、膨大な電子メールを見極めたり、再分類したりすることは難しい。メールは検索できるため、必要になったときに、そのつど目当てのメールを探したほうが簡単だ。

メールの検索はインターネットの検索と同様に、キーワードを使う。少し難しいが、条件検索もできる。条件検索とは特定のキーワードに「特定の人から」や「特定の期間」などの条件を追加することだ。検索結果が少なくなり目的のメールを見つけやすい。

フィルターや検索条件などの高度な機能の使い方については、使っているサービスやソフトの解説を読もう。

(テクニカルライター 佐藤 信正)

[日経プラスワン2013年9月21日付]

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