電子メールの簡単整理法 3分類し、必要時に検索
電子メールを頻繁に使うようになると、企業のお知らせや広告なども含め、1日に100通以上を受け取ることもある。大量のメールが届くようになったら、受信して読んだときに、その場で分類するようにしたい。効率的にメールを扱うためだ。
分類は単純なほうがよい。受信時に細かく分類していくと面倒になるし、手間もかかる。お勧めしたいのは「重要」「再読の必要なし」「とりあえず既読」の3分類だ。
「重要」は文字どおり、重要なメール。返信したあとでもすぐに見返せるように「重要」というラベルを付ける。星(スター)のタグ(目印)を付けてもよいし「重要」という名前のフォルダーに移してもよい。
「再読の必要なし」は、広告など一度読んで理解したら、もう読み返す必要がないメールだ。そのまま削除する人もいる。万一読み返す必要があるかもしれないと思うなら「受信トレー」から「アーカイブ」など別のフォルダーに移す。「保管」といったタグを付けてもよい。受信トレーから出しておけば、新着メールがわかりやすくなる。
「とりあえず既読」は、あとでもう一度読むメール。一度読んで受信トレーに置いたままにしてもよいが、20通以上はためないように、2、3日中に再読して「重要」か「再読の必要なし」に分けて、受信トレーから出そう。
メールのソフトやサービスによっては、メールを受信した時点で、自動的に分類する機能もある。便利なのは、迷惑メールの分類だ。
Gメールやアウトルック・ドット・コムなど無料で利用できる大手のオンライン電子メールサービスでは、迷惑メールは自動的に「迷惑メール」というフォルダーに入る。受信トレーには入らないので、イライラすることがない。迷惑メールに悩んでいるなら、こうしたサービスの利用を検討してもよいだろう。
迷惑メールを事前に分別できるのは、特定の場所から大量に発信したり、内容が似通っていたりするなどの特徴があるためだ。ただし時折、重要なはずの電子メールが迷惑メールに分類されることがある。1週間に一度くらいは迷惑メールのフォルダーをざっと見て確認しよう。
少し難しい操作になるが、電子メールのサービスやソフトには、特定のメールを選別するために「フィルター」という機能がある。指定すると特定の人からのメールを、あらかじめ決めたフォルダーに自動的に分類できる。
受信メールが多くなり、親しい人からのメールが見つけにくくなったら、フィルター機能で取り分けると便利だ。
メールはあまり整理しないのもひとつのコツだ。「再読の必要なし」として「アーカイブ」など保管用のフォルダーに入れた電子メールは、従来はパソコンの容量の都合で古いものから削除することが多かった。最近のパソコンは大容量のデータを保存できるようになり、そのままためておいてもあまり問題ない。
実際、膨大な電子メールを見極めたり、再分類したりすることは難しい。メールは検索できるため、必要になったときに、そのつど目当てのメールを探したほうが簡単だ。
メールの検索はインターネットの検索と同様に、キーワードを使う。少し難しいが、条件検索もできる。条件検索とは特定のキーワードに「特定の人から」や「特定の期間」などの条件を追加することだ。検索結果が少なくなり目的のメールを見つけやすい。
フィルターや検索条件などの高度な機能の使い方については、使っているサービスやソフトの解説を読もう。
(テクニカルライター 佐藤 信正)
[日経プラスワン2013年9月21日付]
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