電子メールの簡単整理法 3分類し、必要時に検索

電子メールは仕事や友人との連絡のほか、通信販売の注文確認などにも使う。利用頻度が高まるにつれて、日々の受信メールは増えていく。同時に迷惑メールや広告メールも増えるはずだ。メールを簡単に分類して効率的に使う方法を知っておこう。

電子メールを頻繁に使うようになると、企業のお知らせや広告なども含め、1日に100通以上を受け取ることもある。大量のメールが届くようになったら、受信して読んだときに、その場で分類するようにしたい。効率的にメールを扱うためだ。

分類は単純なほうがよい。受信時に細かく分類していくと面倒になるし、手間もかかる。お勧めしたいのは「重要」「再読の必要なし」「とりあえず既読」の3分類だ。

「重要」は文字どおり、重要なメール。返信したあとでもすぐに見返せるように「重要」というラベルを付ける。星(スター)のタグ(目印)を付けてもよいし「重要」という名前のフォルダーに移してもよい。

「再読の必要なし」は、広告など一度読んで理解したら、もう読み返す必要がないメールだ。そのまま削除する人もいる。万一読み返す必要があるかもしれないと思うなら「受信トレー」から「アーカイブ」など別のフォルダーに移す。「保管」といったタグを付けてもよい。受信トレーから出しておけば、新着メールがわかりやすくなる。

「とりあえず既読」は、あとでもう一度読むメール。一度読んで受信トレーに置いたままにしてもよいが、20通以上はためないように、2、3日中に再読して「重要」か「再読の必要なし」に分けて、受信トレーから出そう。

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メールのソフトやサービスによっては、メールを受信した時点で、自動的に分類する機能もある。便利なのは、迷惑メールの分類だ。

Gメールやアウトルック・ドット・コムなど無料で利用できる大手のオンライン電子メールサービスでは、迷惑メールは自動的に「迷惑メール」というフォルダーに入る。受信トレーには入らないので、イライラすることがない。迷惑メールに悩んでいるなら、こうしたサービスの利用を検討してもよいだろう。

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