「あなたにしかできない仕事」はないNPO法人フローレンス代表理事 駒崎弘樹(4)

会議を「見える化」 参加者も時間もスリムに

まずは会議に出るメンバーをスリム化しました。本当に出る必要がある人はどのくらいいるのか。精査したところ、半分以下だった。一言もしゃべらない人もいたんです。ただそこにいるだけだったら、その時間をほかの作業に充てた方がいい。

ある議題だけ出る必要がある、という人もいました。そこで一部だけ出るサブメンバーと、最初から最後まで出るフルメンバーに分けました。サブメンバーは必要な議題になったら呼ぶ。

こうして精査していくと、フルメンバーは3分の1くらいになった。一番減ったのは僕です。ほとんどサブでよかった。

会議自体も工夫しました。議事録をその場で取りながらプロジェクターで映して、「今日はこの議題を話す、今話しているのはここ、これは次回に宿題」ということをその場でやるようにしました。議事録を書く時間が省略できたわけです。

会議を「見える化」すると、その場の思いつきで議題にないことを話すことを避けられるし、逆に「それってありましたっけ」と忘れてしまうようなこともない。それまで2時間やっていた会議が1時間以内で終わるようになりました。

仕事をブラックボックス化するな 1仕事2人原則に

仕事の進め方も変えました。いつも忙しそうにしている人っていますよね。けれどその人が何に忙しいのか、周りはわからないことが多い。

そんな「仕事のブラックボックス化」は効率的な働き方の敵です。そこで、会議や仕事に人が張り付くのをやめました。

1つの仕事に対して主担当と副担当を決めて、必ず2人で担当するようにしたんです。すべての仕事を兼務にした。

そうするとトータルの人数は増えないけれど、仮にAさんが休んでも代わりにBさんができる、というように休みやすくなります。加えて、仕事を共有しなきゃいけないから無駄なことをやっていると相手からツッコミが入る。「オレ流」で非合理的なやり方は通らなくなるし、結果的に書面で伝える場面が増え、マニュアル化が進みました。

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