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マウスレスで作業が劇的に早まる パソコン時短術8選

日経トレンディ

2017/4/18

PIXTA
日経トレンディ

 仕事の時短には、パソコンの作業を効率化するのが近道だ。「ちょっとしたワザを身に付けるだけで、日常業務を劇的に早く終わらせられる」。こう力説するのは、多忙な身ながら18時には必ず帰宅する“時短の達人”岡田充弘氏。仕事のスキルアップには相応な時間と努力が必要だが、パソコンのワザなら、短期間で効果を実感できるというわけだ。

カナリア社長 岡田充弘氏 日本電信電話、外資系会計事務所などを経て、カメラ機器メーカー「カナリア」の社長に就任。現在3社を経営する。著書に『超速パソコン仕事術』(かんき出版)など

 なかでも時短に効くのは、マウスを使わずにパソコンを操作するショートカットの習得。キーボードから手を離さずに作業ができると、持ち替える時間のロスがないばかりか、仕事の集中力が途切れない利点もある。

 時短に有効な方法の1つが、パソコン内のファイルを素早く見つけること。目的のファイルを探し回るのは時間の無駄だ。保存するフォルダーの構成やファイルの命名方法を工夫して、ファイル名の冒頭に番号とカテゴリー名を入れるなどすると、探し物に費やす時間とストレスから解放される。さらにショートカットの併用により、最速で目的のファイルにたどり着ける。

■技1:12分短縮 フォルダー名は番号で整列

 仕事のファイルは、一定のルールでフォルダー分けすれば、探す時間を減らせる。まずフォルダーの階層は、情報のレベル感でそろえる。下の図では階層1~3を会社名、部門名、伝票などでまとめた。また、時系列や重要度順に並べると直感的に見分けられるため、フォルダー名に番号を付ける。分類しにくい参照用ファイルはリファレンス(Ref)フォルダーに保存する。

新規フォルダーはショートカットキーで作成可能
フォルダー整理3つのポイント 
(1)フォルダーの階層はレベル感(具体度)をそろえる
(2)フォルダー間で漏れやダブりがない状態にする
(3)並び順には、時系列、重要度などの意味を持たせる

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