テレワーク導入を機に面談増、意識的に会話をつくる

テレワーク制度を導入して5年、確かな効果を感じているというネットワンシステムズ。前編『全社員が制限なくテレワーク　IT系一部上場企業』では、その導入のプロセスを紹介した。後編ではテレワーク制度運用で不安視される「コミュニケーション」という課題について、同社がどのようなツールを活用し、どのような効果につながっているかを聞く。

ネットワンシステムズでは、働く場所を特定しない「リモートワーク」と「在宅勤務」をセットとして「テレワーク制度」を導入。同時期に行われたオフィス移転を機に、固定席を設けず、社員が自由な席で仕事をする「フリーアドレス制」とした。

これらの仕組みにおいては、働き方の自由度は高まるが、一緒に働くメンバーがいつも同じ空間にいるわけではないため、コミュニケーションが取りにくいという問題が生じる。「話をしたいとき、そばにいない」ということだ。

同社ではこの課題を、各種ツールを組み合わせることでクリアしている。ビデオ会議・Web会議・プレゼンス（他社員の応答可能状況）の確認・チャットなどのツールだ。社員はそれぞれ、ノートPC、タブレット、スマホなど、自分が使いやすい通信機器を選んで使用している。

市場開発営業部でシニアマネージャーを務める岸上要太さんの場合、現在、10人程度のメンバーと常時やり取りを行っている。ノートPC画面を開くと、各メンバーの状況が一目瞭然。メンバーがツール上で、現在の自分の状況を表示しているのだ。

「○階の＊＊フロアで打ち合わせ中」「17時帰社予定」など、居場所やスケジュールを知らせたり、「今、無理！」「絶対ダメ」など、コンタクトを拒むメッセージを表示したりしている。中には「私は貝になりたい」と、悲壮感（？）と遊び心が感じられるメッセージを使っている社員もいる。

ちょっとした相談をしたいメンバーが別の場所にいる場合、わざわざ出向かなくてもチャットで対話が可能。複数メンバーでグループチャットもできる。

「話したいメンバーがすぐ近くにいても、あえてチャットを使うこともあります。口頭でやり取りすると、『何となく話し始めてみたけど、趣旨がなかなか伝わらない』ということはありがちですよね。チャットであれば言いたいことを整理したうえで簡潔な文章で送信するので、相手もすぐに理解して返答しやすいというメリットがあります」と岸上さん。

とはいえ、シビアな話や複雑な話をするときは、簡潔な文章では誤解を生んだり、ニュアンスが伝わらなかったりすることもある。そういう場面では電話したり、対面で話したりと、コミュニケーション手段を使い分ける。チャットで「今、電話していい？」「○時から打合せできる？」といったように、相手のコンディションを確かめたうえで対話を持ちかけることで、スムーズなコミュニケーションが可能になるという。

直接会って話をしたい場合は、「今どこ検索」、つまり居場所の確認ツールを活用する。社内で無線LANに接続している場合、社員番号で検索すると、オフィス内のマップ上のどこにいるかがアイコンで表示される。近い場所にいれば直接会いに出向き、遠ければチャットや電話をするなど、対応を判断できるというわけだ。「あの人はどこに行った？」と、社内をうろうろ探し回る必要がなく、ムダな時間が省ける。

社外でリモートワーク中の社員、在宅勤務中の社員でも社内の会議に参加できるツールが、ビデオ会議・Web会議システムだ。会議のためにわざわざ出社しなくても、PCやタブレット、スマホなどから会議室にアクセス。カメラも付いているので、お互いの顔を見ながら議論ができる。

通勤電車が遅延し、会議の時間に間に合わなくなった社員が、近くのカフェに入って会議に参加したこともある。出張中、新幹線の中から会議に参加することも可能。議論の進行を画面で見守り、自分が発言したいときはチャットでメッセージを送ったり、デッキに移動して話をしたりするという。

ワーキングママの場合は、在宅勤務中、自宅から会議に参加することも多い。他の部屋で遊んでいたはずの子どもがいつの間にか近寄ってきて、画面に向かって手を振り、会議の場が和むシーンもあるのだとか。

「営業活動にも重宝します。クライアント先で打ち合わせ中、自分が詳しくない製品や技術について質問されたとき、社内にいる技術者を呼び出して代わりに説明してもらうことも。『一度持ち帰って確認します』ということをせずにすむので、商談のスピードが速い」（岸上さん）

人事部長の下田英樹氏によると、「制度導入以前に比べ、コミュニケーションの量が増えたと感じている社員が多い」という。

「導入1年後の調査で、8割の社員が『ツールを活用してのコミュニケーション機会が増えた』、うち約4割の社員が『全体のコミュニケーション量が以前より増えた』と回答しています。距離と時間のズレを埋めるツールの導入は、マイナスをカバーするというより、むしろプラスの効果を生んだと感じています」（下田氏）

各種ツールを駆使することで、「ヨコ」の連携はスムーズに運んでいる。では、「タテ」の連携についてはどうなのだろうか。世間では、「テレワークを導入すると、上司は部下の働きぶりを見る機会が減り、適正な評価が難しくなる」という声も多い。下田氏にどんな工夫をしているかを伺った。

「『ワンオンワン面談』を推進しています。マネジャーとメンバーが1対1で対話し、目標設定、能力開発、教育計画、キャリアプラン、360度評価などを行う機会を増やしています。制度を導入したことで、マネジャーがコミュニケーション強化の意識を高めてくれているんです」（下田氏）

ワンオンワン面談は3カ月に1回。その他、進捗管理や評価、異動を含めたキャリアパスの話し合いなど、テーマ別に年1～2回行われている。トータルで1カ月に1度は何らかの面談の場があるようだ。

前出の岸上さんも、マネジャーとして行うワンオンワン面談は年間50回にも及ぶ。

「面談以外でも会話するシーンは意識的につくるようにしています。制度導入前はメンバーと常に同じ場所にいましたが、何となくの空気感で『頑張ってるな』『分かっているだろう』を判断していたことに気づきました。制度導入後、コミュニケーションの質・量を高める必要があるという緊張感を持った結果、より深く、正しくメンバーの状況や考えをつかもうとする意識が高まりましたね」（岸上さん）

「メンバーとのコミュニケーションに対する意識・姿勢については、マネジャーによって温度差があるのが実情。様々な切り口でのメンバーとの面談、対話を増やすことを促進し、タテのコミュニケーションの質をより高めていくことが、今後の課題です」（下田さん）

（ライター　青木典子）

［日経DUAL 2016年8月25日付記事を再構成］